Assistenz Service / Kundendienst (m/w/d)

Als Assistenz im Service / Kundendienst unterstützen Sie unser Team bei der kaufmännischen Auftragsabwicklung, der Büroorganisation und der Betreuung unserer Serviceprozesse. Mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise sorgen Sie für zuverlässige Abläufe und eine aktuelle Datenbasis.

• Auftragsbearbeitung und Datenpflege: Sie übernehmen die Verwaltung und Bearbeitung von Serviceaufträgen sowie die Pflege von Stamm- und Auftragsdaten in unserem ERP-System MS Navision.
• Rechnungsbearbeitung: Sie erstellen, prüfen und verfolgen Ein- und Ausgangsrechnungen und unterstützen die kaufmännische Abwicklung unserer Serviceleistungen.
• Organisation von Serviceeinsätzen: Sie unterstützen die Vorbereitung und Koordination von Serviceaufträgen, erstellen und pflegen Vorgangsmappen und übernehmen die Übermittlung von Personaleinsatzmeldungen.
• Termin- und Reiseorganisation: Sie koordinieren Dienstreisen und Termine, behalten Fristen im Blick und unterstützen bei der Zusammenstellung der monatlichen Arbeitszeitnachweise.
• Dokumenten- und Vertragsmanagement: Sie pflegen Vorlagen, Statistiken und Wartungsvertragsdaten und sorgen für eine zuverlässige Terminüberwachung.
• Administrative Unterstützung: Sie übernehmen allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben und unterstützen das Team bei Einkaufsprozessen sowie bei der organisatorischen und kaufmännischen Abwicklung des Tagesgeschäfts.

• Kaufmännische Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung und bringen Verständnis für administrative Abläufe mit.
• IT-Kenntnisse: Sie arbeiten sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen. Kenntnisse im ERP-System MS Navision sind wünschenswert.
• Strukturierte Arbeitsweise: Sie erledigen Ihre Aufgaben selbstständig, sorgfältig und zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick.
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein: Sie übernehmen Verantwortung und zeichnen sich durch eine lösungs- und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise aus.
• Team- und Kommunikationsfähigkeit: Sie arbeiten gerne im Team, kommunizieren klar und freundlich und verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Wir bieten:

• Gutes Betriebsklima, gelebte offene Türen sowie eine vertrauensvolle und soziale Unternehmenskultur
• Individuelle Einarbeitung und (Weiter-) Entwicklungsmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell
• Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• zusätzliche Leistungen wie beispielsweise Jobticket, Essenszuschuss für unsere Kantine oder Zuschuss für die Kinderbetreuung