Baustellenassistenz (m/w/d)
Firmenbeschreibung:
DGI Bauwerk ist als inhabergeführtes Architekturbüro seit 40 Jahren erfolgreich in der Planung und Realisierung von Gebäuden, im Projektmanagement und der Generalplanung tätig. Mit rund 140 Mitarbeiter*innen an den Standorten Berlin, Frankfurt und Hamburg verantworten wir Projekte u. a. in den Bereichen Wissenschaft und Forschung, Bildung, Kultur, Gesundheitswesen, Industrie, Verwaltung und Wohnungsbau. Seit 2022 arbeitet DGI eng mit der léonwohlhage Gesellschaft von Architekten mbH zusammen und seit 2026 ist auch mtp plus architekten GmbH Teil unseres Frankfurter Büros. Unter dem Dach von DGI bringen alle drei Büros ihre spezifischen Kompetenzen in die neue Partnerschaft ein. Unser gemeinsames Ziel ist es, mit unseren vielfältigen Projekten einen Beitrag zu einem nachhaltigen und ressourcenschonenden Gebäudebestand zu leisten.
Deine Aufgaben
- Sicherstellen der organisatorischen und administrativen Abläufe im Backoffice Bereich des Baustellenbüros
- Unterstützen des Baustellen-Projektteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Prüfen und Ablegen eingehender Dokumente und Mitteilungen (analog und digital)
- Führen tabellarischer Übersichten zu eingehenden Mehrkosten-, Bedenken- und Behinderungsanzeigen
- Unterstützen bei Bearbeitung, Prüfung von Rechnungen und Nachträgen der gewerbetreibenden Auftragnehmer
- Unterstützen bei Erstellung, Fortschreibung der Kostenverfolgung und Kostenfeststellung
- Unterstützen bei Erstellung, Fortschreibung der Mängelverfolgung, Mängellisten
- Anfordern von Bautageberichten bei gewerbetreibenden Auftragnehmern
- Unterstützen und Führen des DGI-Bautagebuchs
- Arbeiten mit projektspezifischem Datenraum [Eingang, Down- und Upload von Plänen, Dokumenten, Protokollen, Verwaltung]
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben [Telefon, Bestellung von Büromaterialien, Getränken etc., Empfang und Vorbereitung von Meetings]
- Organisationen innerhalb und für das DGI-Team
- Erste Anlaufstelle für externe Partner und fachliche Projektbeteiligte
- Unterstützung bei der Optimierung der Arbeitsabläufe, Arbeitsmittel und Prozesse in Abstimmung mit QM
- Mitwirkung bei der Sicherstellung der Einhaltung der QM Standards
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise auf einer Baustelle und im Baugewerbe
- Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeiten, fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Affinität zu modernen Arbeitsmitteln sowie ausgezeichnete Kenntnisse in Word und Excel
Du möchtest ein ambitioniertes Neubauprojekt in zentraler Lage in Heidelberg mit hoher Eigenverantwortung begleiten und deine Kollegen*innen auf der Baustelle in den alltäglichen Aufgaben mit Engagement unterstützen? Dann werde Teil unseres DGI-Teams.Für ein anspruchsvollen Erweiterungsneubau für medizinische Forschung in Heidelberg und mit wissenschaftlicher Bedeutung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene und selbstständige Persönlichkeit als Baustellenassistenz.Das Projekt wird im Herbst dieses Jahres mit der Umsetzung beginnen und umfasst als 9-stöckiges Hochhaus mit einer Gebäudehöhe von ca. 45m zzgl. einer Technikzentrale auf dem Dach sowie einen unterirdischen Sonderlaborbereich. Der Neubau wird über Verbindungsbauwerke ober- und unterirdisch mit dem bestehenden Institutsgebäude verbunden.