Büromanagement, Buchhaltung & Beschwerdemanegement (m/w/d)

Buchhaltung und kaufmännische Verwaltung

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen, zuordnen und nachhalten
• Vorbereitende Buchhaltung; laufende Buchungen in DATEV, sofern du das mitbringst oder lernen möchtest
• Belege und Unterlagen für Steuerberater und Buchhaltung zusammenstellen
• Offene Posten im Blick behalten und nachfassen
• Zoll- und Einfuhrunterlagen für Lieferungen abwickeln

Kundenservice

• Bearbeitung und Eskalation von Kundenanfragen über die Marktplätze
• Beschwerdemanagement: schwierige Fälle selbst übernehmen und zu einer Lösung bringen
• Retouren bearbeiten und Rücksendungen koordinieren
• Wiederkehrende Anfragen auswerten und daraus Verbesserungen ableiten, statt sie nur einzeln abzuarbeiten
• Perspektivisch: Aufbau und Leitung des Kundenservice-Bereichs, wenn das Volumen wächst

Büroorganisation

• Posteingang digital und analog verwalten
• Bürobedarf, Verpackungsmaterial und Ersatzteile bestellen
• Übersichten, Tools und Checklisten pflegen und aktuell halten
• Koordination mit Lager, Einkauf und Marktplatzteam
• Unterstützung im Versand zu Stoßzeiten
• Zuarbeit bei vertraglichen und organisatorischen Themen

• Erste Erfahrung im kaufmännischen Bereich, in der Sachbearbeitung, im Büromanagement oder in der Buchhaltung — idealerweise im E-Commerce oder Versandhandel
• Grundverständnis für buchhalterische Abläufe. DATEV-Kenntnisse sind ein deutliches Plus, aber keine Voraussetzung
• Sicher im Umgang mit digitalen Tools: Google Workspace, Excel bzw. Google Sheets. Erfahrung mit Plentymarkets, ClickUp oder Notion ist von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise — du behältst den Überblick, auch wenn mehrere Themen parallel laufen
• Freundliches und souveränes Auftreten gegenüber Kunden, auch bei Beschwerden
• Deutsch fließend in Wort und Schrift, Englisch-Grundkenntnisse von Vorteil
• Bereitschaft, in einem kleinen Team auch außerhalb der eigenen Stellenbeschreibung mit anzupacken

Das bieten wir

Ob 20, 30 oder 40 Stunden — den Umfang legen wir gemeinsam fest. Ein Start mit reduzierter Stundenzahl und späterer Aufstockung ist möglich.

• 16,00 bis 20,00 € brutto pro Stunde, je nach Erfahrung und Qualifikation. Bei 30 Stunden pro Woche entspricht das rund 2.080 bis 2.600 € brutto im Monat, bei 40 Stunden rund 2.770 bis 3.470 €
• Nach der Probezeit wird der Stundensatz gemeinsam überprüft
• Arbeitszeit von 20 bis 40 Stunden pro Woche, im Umfang und in der Lage flexibel planbar
• Eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum: Was heute improvisiert läuft, kannst du zu einem Prozess machen
• Perspektive, den Kundenservice-Bereich mit aufzubauen und zu verantworten
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege
• Moderne Tools inkl. KI-Unterstützung im Tagesgeschäft
• Büro in der Lagerstraße 19 im Schanzenviertel, direkt am Bahnhof Sternschanze

Die Rolle vereint drei Bereiche, die bei einem Unternehmen unserer Größe zusammengehören: Büroorganisation, vorbereitende Buchhaltung und Kundenservice. Du bist damit die zentrale Anlaufstelle für alles, was nicht Einkauf, Marktplatz oder Lager ist — und die Person, bei der die Themen landen, die sonst niemand hat. Die Stelle ist bewusst breit angelegt. Sie eignet sich für jemanden, der lieber viele verschiedene Themen bearbeitet als eine einzige Aufgabe zu vertiefen, und der es aushält, dass an manchen Tagen der Posteingang wichtiger ist als das eigene Projekt.