Bürosachbearbeiter Abteilungsleitung (w/m/d)

Allgemeine Bürosachbearbeitung und Büroorganisation im Büro der Abteilungsleitung Landeswaldbewirtschaftung

• selbstständige Koordination und Überwachung der Termine, Bearbeitung der Post und des Schriftverkehrs sowie allgemeiner Korrespondenz
• Empfangen und Weiterleiten von Publikumsverkehr
• Unterstützende Tätigkeiten der Abteilungsleitung und der Fachbereichsleitungen (E- Mail, Schriftstücke, Telefon, interne Verwaltung)
• Vorbereiten von Besprechungen und Sitzungen inkl. Organisieren von IT-Technik
• Teilnahme inkl. Protokollierung von Besprechungen und Sitzungen
• Organisation der Dienst-Kfz-Nutzung und der Dienstreisen
• Überwachen, Vorbereiten, Erinnern und Umsetzen aller fachspezifischen Aufgabenstellungen im Zuständigkeitsbereich
• Recherchieren zu vorgegebenen fachspezifischen Themen und Erledigen von fachspezifischen Schreibarbeiten
• Durchführen eines regelmäßigen Selbststudiums zu politischen und fachlich aktuellen Themen, ggf. Erarbeiten und Präsentieren von Hand-Outs und Mitnahme aller Mitarbeitenden
• Vor- und Nachbereitung von Beratungen, Besprechungen, Fachveranstaltungen, WorkShops
• Anwendung von Fachsoftware zur Besprechungsunterstützung und Besprechungsdokumentation (z.B. miro, XMind, MindMeister, Mentimeter, ADONIS, MODULO)
• Unterstützung des Direktors und der Abteilungsleitung bei Fragen des Personalmanagements, der Personalentwicklung, wie z.B. Vorbereiten von Dokumenten zu Personalentscheidungen, Auflisten von Personalentwicklungsbedarfen
• Koordinieren und Erstellen notwendiger Zuarbeiten zur Gremienbeteiligung bei Personalmaßnahmen in Rücksprache mit den Forstbetrieben
• Erstellen und Aktualisierung von Standardvorlagen
• Prüfen der Verwaltungsabläufe in der Abteilung 2, Optimierungsvorschlägen, Begleiten der Umsetzung
• Prüfen des Zeitmanagements unter Begutachtung von Zielsetzungen, Priorisieren von Arbeitsschritten, Zusammenfassen von ähnlichen Aufgaben und ggf. Ableiten von Optimierungen
• Im Zuge der Budgetverwaltung für die Abteilung erfolgt das Erfassen von Belegen, die Nachweisführung inkl. des Buchungsmanagements in SAP,

• eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung z.B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch in Wort und Schrift (mindestens Sprachniveaustufe C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen)
• Fahrerlaubnis der Führerscheinklasse B und Selbstfahrbereitschaft

Idealerweise ergänzen Sie Ihr Profil durch:

• eine umfassende mehrjährige Berufserfahrung im Büroverwaltungsdienst
• Kenntnisse Landeshaushaltsordnung und L-Organisationsgesetz, BGB, DSGVO, Verwaltungs- und Zivilrecht
• Kenntnisse im Arbeits-, Gesundheits- und Brandschutz (z.B. UVV, PersVG)
• Kenntnisse im brandenburgischen Wald- und Naturschutzrecht (z.B. JagdG, NaturschutzG)
• Ersthelfer- oder Brandschutzhelferausbildung zur Sicherstellung einer ausreichenden Abdeckung in der Dienststelle von Vorteil bzw. die Bereitschaft Qualifikation zu erwerben
• IT-Kenntnisse und Affinität in der Anwendung einschlägiger Office-Software (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) sowie Fachsoftware (FBMS, SAP) und Bereitschaft neue ITWerkzeuge zu nutzen (Dokumentenmanagementsysteme VIS, Organisationstools, SocialMedia)
• Kommunikations- und Informationsfähigkeit
• Planungs- und Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• selbstständige Erarbeitung fachspezifischer Themenschwerpunkte und Inhalte
• hohe Belastbarkeit und Teamfähigkeit sowie soziale Kompetenz und sicheres Auftreten
• Leistungsbereitschaft, Eigeninitiative und hohe Selbständigkeit

Das erwartet Sie bei uns in der Bürosachbearbeitung (m/w/d):

• Entgeltgruppe 8 zum TV-L (44.040€ – 53.560€ bpa)
• Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich
• Jahressonderzahlung, 30 Tage Urlaub sowie 24.12. + 31.12. frei
• Flexibilität durch Gleitzeitregelung (6.00 bis 20.00 Uhr) und mobiles Arbeiten im Rahmen dienstlicher Möglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge VBL
• individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (u.a. LAköV)
• vielseitige Angebote im Gesundheitsmanagement u.a. „Aktivpause“ u. Fitnesstage
• vergünstigtes VBB-Firmenticket für den ÖPNV
• Moderner Fuhrpark für dienstliche Tätigkeiten
• Gleichstellung und Diversity: Der LFB gewährleistet die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Er ist bestrebt den Frauenanteil zu erhöhen und daher an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert
• Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.
• Ein Hinweis in der Bewerbung ist wünschenswert
• Möglichkeiten für gemeinsame Teamevents
• Moderne und ergonomisch ausgestattete Büroarbeitsplätze (u.a. höhenverstellbare Schreibtische)
• kostenfreie Mitarbeiterparkplätze direkt vor der Tür, Fahrradgarage