Job-Nr. 39317298

Bürosachbearbeiter/-in (m/w/d) im Büro der Staatssekretärin (Sekretär/in)

Ministerium für Wissenschaft; Kultur; Bundes- und Europa- angelegenheiten M-V Land MV vor 2 Wochen

Vollzeit

StandortSchwerin (Mecklenburg), Mecklenburg-Vorpommern

Herzlich willkommen im Ministerium für Wissenschaft, Kultur, Bundes- und Europaangelegenheiten Mecklenburg-Vorpommern, gelegen im Stadtzentrum der von Seen umgebenen Landeshauptstadt Schwerin. Dieses ist mit seinen vier Abteilungen für die Europa- und Kirchenangelegenheiten, die Glaubensgemeinschaften, die Wissenschafts-, Forschungs- und Hochschulpolitik sowie für die Kultur zuständig. Im Vorzimmer der Staatssekretärin wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Bürosachbearbeiterin bzw. ein Bürosachbearbeiter (w/m/d) gesucht.

Ihre Aufgaben

eigenverantwortliche Organisation des Kalenders der Staatssekretärin inklusive vorausschauender Tages- und Wochenplanung
Koordinierung und Vor- und Nachbereitung von Terminen (insbesondere Zu- und Absagen, Abfordern von Zuarbeiten, Erstellung und Nachbereitung der Tagesmappen, Ergebnissicherung)
Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs der Staatssekretärin (Posteingang und -ausgang)
telefonische und schriftliche Korrespondenz
Empfang und Betreuung von Gästen, Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume
Organisation und Nachbereitung der Reisen der Staatssekretärin, einschließlich Fahrtenplanung, Bahn- und Hotelbuchungen sowie Reisekostenabrechnungen
Terminkontrolle und Wiedervorlagen für das Büro der Staatssekretärin
allgemeine Vorzimmertätigkeiten

Ihr Profil

Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (mittlerer Dienst) oder vergleichbare Fortbildung (bspw. AL I, VWA) oder
einschlägige Berufsausbildung (Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte oder vergleichbar)
politische Grundkenntnisse wünschenswert sind:
mehrjährige Berufserfahrung in Sekretariats-/Assistenzfunktion, vorzugsweise innerhalb der öffentlichen Verwaltung
Kenntnisse der Strukturen und Arbeitsabläufe in einer obersten Landesbehörde Sie bringen mit:
Loyalität und hohe Einsatzbereitschaft sowie Belastbarkeit
selbstständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Serviceorientierung
sicheres, freundliches und professionelles Auftreten - persönlich und telefonisch
sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
sehr gute EDV-Kenntnisse (Kommunikations- und Videokonferenzsysteme sowie MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook)

Als größter Arbeitgeber in Mecklenburg-Vorpommern bietet das Land ein modernes Arbeitsumfeld, vielseitige Aufgaben und eine sichere Zukunft.