Bürosachbearbeiter (w/m/d)

Sie unterstützen die Leitung und den wissen­schaftlichen Stab der Monopol­kommission und übernehmen eine zentrale Assistenz- und Organisations­funktion in der Geschäfts­stelle. Dabei sorgen Sie dafür, dass organisatorische und administrative Abläufe zuverlässig funktionieren. Leitungs- und Organisations­assistenz: Sie behalten Termine, Fristen und offene Vorgänge im Blick, koordinieren organisatorische Abläufe und unterstützen die Geschäfts­stellen­leitung im laufenden Geschäftsbetrieb.

• Veranstaltungs- und Terminorganisation: Sie bereiten Sitzungen, Veranstaltungen und sonstige Termine eigenständig organisatorisch vor und nach, koordinieren Teilnehmende und externe Ansprech­partnerinnen und Ansprech­partner und betreuen bei Bedarf auch digitale Formate.
• Administrative Vorgänge: Sie prüfen, erfassen und verfolgen Rechnungen, unterstützen bei Inventarisierung und Beschaffungen, bearbei­ten den Postein- und ‑ausgang und organisieren Dienst­reisen.
• Dokumenten- und digitale Arbeits­organisation: Sie sorgen für eine strukturierte digitale Ablage, pflegen gemein­same Arbeits­bereiche und unterstützen bei standardisierten digitalen Arbeits­abläufen sowie der regelkonformen Archivierung.
• Digitale Unterstützung: Sie sind erste organisatorische Anlauf­stelle bei einfachen Anwenderfragen, leiten IT‑Anliegen an die zuständigen Stellen weiter und übernehmen nach Einarbeitung einfache standardisierte Unterstützungs­aufgaben bei digitalen Arbeits­mitteln.
• Weitere Aufgaben: Sie bestellen und inventarisieren Fachliteratur und Zeitschriften und übernehmen vergleichbare organisatorische und administrative Aufgaben, die sich aus der Weiterent­wicklung der Arbeits­abläufe ergeben.

Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungs­fachangestellte bzw. Verwaltungs­fachangestellter oder einen erfolgreich abgeschlossenen Angestellten­lehrgang oder eine erfolgreich abgeschlossene Berufs­ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büro­management bzw. zu einem inhaltlich entsprechenden, früheren Ausbildungs­beruf (z.B. Fachangestellte bzw. Fachangestellter für Büroko­mmunikation, Kauffrau bzw. Kaufmann für Büroko­mmunikation o.Ä.) oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen, erworben durch eine langjährige einschlägige Berufstätigkeit vorzugsweise im Vorzimmer/​Sekretariat einer wissen­schaftlich orientierten Organisation. Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen:

• Sicherer Umgang mit modernen digitalen Büro- und Kommunikations­anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel, sowie die Fähigkeit und Bereitschaft, sich zügig in neue digitale Arbeitsmittel und Fachanwendungen einzuarbeiten
• Aufgeschlossenheit gegenüber neuen digitalen Arbeits­weisen und KI‑gestützten Anwendungen sowie die Bereitschaft, diese nach entsprechender Einarbeitung sicher und verantwortungsvoll einzusetzen
• Ausgeprägtes Organisations­vermögen und die Fähigkeit, mehrere Vorgänge, Termine und Fristen parallel zuverlässig zu steuern
• Sicheres und verbindliches Auftreten im Kontakt mit unter­schiedlichen internen und externen Ansprech­partnerinnen und Ansprech­partnern; auch bei kurzfristigen Änderungen und parallelen Anfragen behalten Sie den Überblick
• Eine selbstständige, sehr sorgfältige und verlässliche Arbeits­weise, insbesondere bei administrativen und vertraulichen Vorgängen
• Bereitschaft, sich in die fachspezifischen Vorschriften einzuarbeiten, sowie eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise Gute Englisch­kenntnisse sind von Vorteil

Wir bieten

• Ein tarifliches Entgelt nach Entgelt­gruppe 5 des Tarif­vertrages für den öffent­lichen Dienst (TVöD). Ein tarifliches Entgelt nach Entgelt­gruppe 6 ist perspektivisch möglich. Die Einordnung in die Erfahrungs­stufe richtet sich nach den berück­sichtigungs­fähigen Vorerfahrungen.
• Einen sicheren Arbeits­platz im öffent­lichen Dienst
• Eine zusätzliche Alters­vorsorge über die Versorgungs­anstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Eine abwechs­lungsreiche, vielschichtige und interessante Tätigkeit
• Ein angenehmes Arbeits­umfeld in einem kleinen Team aus erfahrenen Kolleginnen und Kollegen
• Teilnahme am Großkunden­ticket im Verkehrsverbund Rhein-Sieg („Jobticket“)
• Weitere Informationen:
• Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.
• Die Arbeitsplätze in der Monopol­kommission sind grundsätzlich auch für Teilzeit­beschäftigte geeignet. Bei Vorliegen entsprechender Bewerbungen wird geprüft, ob den Teilzeit­wünschen im Rahmen der dienstlichen Möglich­keiten entsprochen werden kann.
• Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die Monopol­kommission gewährleistet die berufliche Gleich­stellung von Frauen und Männern. Unter Hinweis auf §6Abs. 1Bundes­gleich­stellungs­gesetz werden Frauen verstärkt aufgefordert, sich zu bewerben.