Bürosachbearbeiter (w/m/d) Vorzimmer der Abteilungsleitung (Kaufmann/-frau - Büromanagement)
Das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung M-V erfüllt mit seinen rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiternvielfältige Aufgaben im Bereich der Haushalts-, Finanz- und Steuerpolitik, des staatlichen Bauwesens, derLandesbeteiligungen, der Digitalisierung sowie der Verwaltungs- und Staatsmodernisierung.
Ihre Aufgaben
Das Vorzimmer verantwortet für die Abteilungsleitung den reibungslosen, effizienten und organisatorischen Ablauf des Arbeitsalltags. Zu den Aufgaben gehören insbesondere:
- Terminorganisation
- Planung, Koordination und Überwachung der Termine der Abteilungsleitung
- Organisation von Besprechungen mit internen und externen Teilnehmern
- Fristenkontrolle
- Kommunikationsschnittstelle
- Annahme, Weiterleitung und Beantwortung von Telefonaten, E-Mails und sonstigen Schriftverkehr
- Ansprechstelle für interne und externe Kontakte
- Priorisierung von Anfragen nach Dringlichkeit und Relevanz
- Post- und Vorgangsbearbeitung
- Bearbeitung des Posteingangs- und -ausgangs
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
- Organisation der Besprechungsräume und Unterstützung bei Ausgestaltung des Rahmens
- Anfordern, Aufbereiten und Zusammenstellen von Besprechungsunterlagen
- administrative Unterstützung
- Fertigung von Unterlagen nach Vorgabe der Abteilungsleitung
- Pflege von abteilungsinternen Listen, Übersichten, Ablagen etc.
- Koordination
- enge Abstimmung mit internen (Referaten, Abteilungen und Hausleitung) und externen (Finanzämtern und Ministerien) Akteuren
Ihr ProfilSie verfügen
- eine erfolgreich abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement (bzw. die entsprechenden Vorgängerberufe) sowie nachgewiesene Berufserfahrung (Arbeitszeugnis) in der Bürosachbearbeitung von mindestens3 Jahren, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
- sichere Kenntnisse im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, MS Office und gängiger Standardsoftware,
- eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise,
- Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit zur Prioritätensetzung und
- besitzen ein sicheres, freundliches und vertrauenswürdiges AuftretenWünschenwert sind:- Kenntnisse und Erfahrungen zu steuerlichen Themen
Als größter Arbeitgeber in Mecklenburg-Vorpommern bietet das Land ein modernes Arbeitsumfeld, vielseitige Aufgaben und eine sichere Zukunft. Erfahren Sie mehr über uns und zur Bewerbung auf karriere-in-mv.de
Wir suchen Bewerberinnen und Bewerber, die ein Interesse an einer vielseitigen Tätigkeit in unserem Haus haben.Zukünftiger Arbeitsort ist Schwerin, die Landeshauptstadt in Ostseenähe mit einem hohen Freizeitwert und gutenBetreuungsmöglichkeiten für Kinder.
Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Tabellenkalkulation Excel (MS Office)Erweiterte Kenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)