Bürosachbearbeitung und Bürokoordination (w/m/d) Kenn-Nr. 23/2026 (Kaufmann/-frau - Büromanagement)
Ihr Arbeitsbereich: Das Dezernat für Haushalt und Beschaffung ist mit mehr als 45 Mitarbeitenden Teil der Zentralen Universitätsverwaltung und gliedert sich in die Referate Haushalt, Beschaffung, Steuern und die Stabsstellen Controlling, Zoll und Außenhandel sowie IT-Koordination. Die Position ist im Bereich der Dezernatsleitung angesiedelt.Ihr Aufgabengebiet umfasst:
- Selbstständige Organisation des Sekretariats (u. a. Postbearbeitung, Terminplanung, Korrespondenz, Wiedervorlagen und Pflege des Internet- und Intranet-Auftritts)
- Büroorganisation des Dezernats
- Clearing von elektronisch eingegangen Rechnungen
- Bearbeitung von Berufungsvorgängen
- Sachbearbeitung im Rahmen der MitteilungsverordnungSie bringen Folgendes mit:
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf
- Kenntnisse des allgemeinen Haushaltsrechts und der Mitteilungsverordnung
- Befähigung zum Erfassen und selbständigen Bearbeiten komplexer Problemstellungen
- Kommunikations- und Kooperationskompetenz sowie Konflikt-, Toleranz- und Teamfähigkeit
- sicherer Umgang mit Office-Software
- Kenntnisse im Umgang mit ERP Systemen insbesondere HIS FSV
- Deutschkenntnisse auf Niveau C2 gemäß GER und Englischkenntnisse B1Darüber hinaus sind folgende Kompetenzen wünschenswert:
- Kenntnisse über die Aufbau- und Ablauforganisation an Hochschulen Ihre Vorteile an der Universität Potsdam:
- Sicher und fair beschäftigt: sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, tarifliche Vergütung und zusätzliche Leistungen wie Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
- Beruf und Privatleben im Einklang: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein familienfreundliches Umfeld
- Persönlich und fachlich weiterkommen: vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Entwicklungsmöglichkeiten
- Gut unterwegs: Zuschuss zum Firmenticket für den ÖPNV, gute Anbindung der Universitätsstandorte
- Gesund und aktiv: vielfältige Angebote des Hochschulsports und des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Arbeiten an der Uni Potsdam: Teil einer vielfältigen Gemeinschaft, Arbeit in einem inspirierenden Umfeld und die Möglichkeit, die Universität aktiv mitzugestalten Weitere Informationen zur Arbeitgeberin Universität Potsdam finden Sie unter https://www.uni-potsdam.de/de/arbeiten-an-der-up/arbeitgeberin/uebersicht (https://www.uni-potsdam.de/de/arbeiten-an-der-up/arbeitgeberin/uebersicht)
An der Universität Potsdam, Dezernat für Haushalt und Beschaffung, Referat Haushalt, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen: Bürosachbearbeitung und Bürokoordination (w/m/d)Kenn-Nr. 23/2026Unbefristet | Vollzeit (40 Std./Woche, 100 %) | EG 8 TV-L | Standort Am Neuen Palais
Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an; in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt (§ 7 Absatz 4 BbgHG). Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bei Eignungstests und Auswahlgesprächen werden individuelle Nachteilsausgleiche gewährt, die ihrer Behinderung angemessen sind. Sofern ein Mensch mit Behinderung individuelle Nachteilsausgleiche in Anspruch nehmen möchte, teilt er dies bitte im Bewerbungsanschreiben mit.Ergänzende Informationen: Homeoffice: Umfang: Nach VereinbarungAnforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Enterprise Resource Planning (ERP), E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Haushaltsrecht