Büroteamassistenz (m/w/d)
Du koordinierst unsere laufenden Aufträge und behältst Termine, Fristen und offene Punkte im Blick. Du beauftragst und koordinierst unsere Nachunternehmer und sorgst dafür, dass die entsprechenden Leistungen zuverlässig und termingerecht ausgeführt werden. Du stimmst Termine zwischen Kunden, Nachunternehmern und unseren eigenen Mitarbeitern ab. Du erstellst Angebote und Rechnungen und sorgst dafür, dass diese vollständig und korrekt bearbeitet werden. Du holst Angebote Lieferanten ein, prüfst diese und bereitest sie für die weitere Bearbeitung vor. Du erstellst und bearbeitest Bestellungen und Auftragsunterlagen. Du kommunizierst telefonisch und schriftlich mit unseren Kunden, Nachunternehmern und Geschäftspartnern. Du forderst Leistungsnachweise, Protokolle und weitere benötigte Unterlagen an und hältst deren Eingang nach. Du pflegst unsere Aufträge und Informationen in unseren digitalen Systemen und sorgst dafür, dass Bearbeitungsstände aktuell sind. Du erkennst selbstständig, wenn etwas fehlt oder ins Stocken gerät, und kümmerst dich darum, bevor daraus ein Problem entsteht. Kurz gesagt: Du sorgst mit dafür, dass aus einem Auftrag eine sauber koordinierte Leistung und am Ende eine Rechnung wird.
Organisation ist für dich keine Aufgabe, sondern eine Stärke. Du arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren parallelen Vorgängen nicht den Überblick. Du bist kommunikativ und hast kein Problem damit, zum Telefon zu greifen und Dinge aktiv zu klären. Du arbeitest zuverlässig, sorgfältig und eigenständig. Du denkst mit, statt nur Aufgaben abzuarbeiten. Du kannst Prioritäten setzen und erkennst, was zuerst erledigt werden muss. Du hast ein freundliches, professionelles und selbstbewusstes Auftreten. Du kannst sicher mit den gängigen Office-Anwendungen umgehen und arbeitest dich schnell in neue digitale Systeme ein. Erfahrung im Facility Management, Handwerk oder technischen Dienstleistungsbereich ist ein Plus, aber kein Muss. Quereinsteiger mit Organisationstalent? HERZLICH WILLKOMMEN!
Wir bieten
Du findest einen modernen Arbeitsplatz und digitale Arbeitsprozesse vor. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung in unsere Abläufe und Systeme. Du arbeitest mit modernen Tools und hast kurze Entscheidungswege. Du bekommst Verantwortung und die Möglichkeit, deinen Arbeitsbereich aktiv mitzugestalten. Du arbeitest in einem Unternehmen, das noch weiter wächst und in dem du dich mitentwickeln kannst. Bei uns zählen Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Ergebnisse – nicht starre Hierarchien. Wir wollen, dass du nicht einfach nur Aufgaben abarbeitest, sondern mit uns gemeinsam besser wirst.