Customer Success & Operations Manager (m/w/d) 30 - 35 Stunden

DEINE AUFGABEN

• Du organisierst das Onboarding neuer Kundinnen und Kunden.
• Du beantwortest und koordinierst organisatorische Kundenanfragen.
• Du stellst Informationen, Unterlagen und Zugänge rechtzeitig bereit.
• Du koordinierst Termine, Teilnehmerlisten und organisatorische Abläufe.
• Du erinnerst Kundinnen und Kunden an wichtige Termine, Fristen und nächste Schritte.
• Du hältst offene Punkte eigenständig nach und sorgst für verbindliche Rückmeldungen.
• Du organisierst einen strukturierten Abschluss unserer Programme. Organisation und Prozesse
• Du pflegst Kundendaten, Aufgaben und Wiedervorlagen in unserem CRM.
• Du arbeitest mit Checklisten, definierten Abläufen und klaren Fristen.
• Du dokumentierst kundenbezogene Prozesse nachvollziehbar.
• Du erkennst frühzeitig, wenn Informationen, Rückmeldungen oder Entscheidungen fehlen.
• Du sprichst wiederkehrende Probleme an und bringst konkrete Verbesserungsideen ein.
• Du stimmst dich eng mit den zuständigen Teammitgliedern ab. Mitgliederbereich und Kommunikation
• Du pflegst unseren digitalen Mitgliederbereich.
• Du stellst Inhalte, Termine und Informationen rechtzeitig bereit.
• Du veröffentlichst organisatorische Ankündigungen.
• Du koordinierst organisatorische Fragen aus unserer Community.
• Du sorgst dafür, dass Kundinnen und Kunden relevante Informationen schnell finden.
• Marketing und operative Umsetzung
• Ein klar abgestimmter Teil deiner Arbeit besteht darin, unsere Marketingaktivitäten operativ zu unterstützen. Du entwickelst keine Marketingstrategie, sondern setzt bestehende Abläufe und Inhalte sorgfältig um.
• Dazu gehören beispielsweise:
• Newsletter vorbereiten und versenden
• abgestimmte Social-Media-Inhalte einpflegen und veröffentlichen
• Kampagnen organisatorisch begleiten
• vorhandene Inhalte, Materialien und Daten in unseren Systemen pflegen Du musst nicht alles bereits kennen. Entscheidend ist, dass du sorgfältig arbeitest, dich schnell in neue Tools einarbeitest und vereinbarte Abläufe zuverlässig umsetzt.

WAS DU MITBRINGST

• Kundenbetreuung oder Customer Success
• Projekt-, Seminar- oder Veranstaltungskoordination
• Office Management
• Praxis- oder Apothekenorganisation
• Assistenz mit Kundenkontakt
• Community Management
• einer vergleichbaren Position Für uns zählt nicht nur dein bisheriger Jobtitel. Entscheidend ist, wie du arbeitest. Du passt besonders gut zu uns, wenn du:
• strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich arbeitest
• Termine, Fristen und offene Themen zuverlässig im Blick behältst
• gerne organisierst, koordinierst und nachhältst
• freundlich, klar und verbindlich kommunizierst
• Prioritäten setzen kannst, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen
• Verantwortung für deine Aufgaben übernimmst
• erkennst, wann du selbst handeln kannst und wann eine Abstimmung notwendig ist
• dich schnell in digitale Systeme, Tools und neue Abläufe einarbeitest
• Freude daran hast, wenn am Ende eines Arbeitstages Dinge geklärt, organisiert und zuverlässig erledigt sind
• hohe Qualitätsansprüche an deine eigene Arbeit stellst
• Auch wenn mehrere Aufgaben und Deadlines gleichzeitig anstehen, verschaffst du dir zuerst einen Überblick, priorisierst und arbeitest deine Themen strukturiert ab.
• DIGITALE ERFAHRUNG
• Du musst nicht jedes unserer Systeme bereits kennen. Erfahrung mit folgenden Anwendungen ist ein Plus:
• CRM-Systeme, zum Beispiel HubSpot
• digitale Mitgliederbereiche und Community-Plattformen
• Newsletter-Systeme
• Social Media
• Gamma
• KI-Tools
• Online-Marketing-Tools Wichtiger als einzelne Toolkenntnisse ist, dass du digital sicher arbeitest und dich selbstständig in neue Anwendungen einarbeitest. WORAN MERKST DU, DASS DIE POSITION ZU DIR PASST

Du bist gerne die Person, die den Überblick behält. Du denkst an den nächsten Schritt, bevor jemand danach fragen muss. Wenn eine Rückmeldung fehlt, fasst du nach. Wenn eine Deadline näher rückt, hast du sie im Blick. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Information benötigt, sorgst du dafür, dass sie ankommt. Du schätzt einen festen Arbeitsplatz und den persönlichen Austausch vor Ort. Gleichzeitig arbeitest du auch dann fokussiert und motiviert, wenn nicht ständig viele Kolleginnen und Kollegen um dich herum sind. Du magst eine ruhige Büroumgebung, übernimmst Verantwortung für deinen Bereich und nutzt die direkte Zusammenarbeit mit Nicole Müller und einer weiteren Kollegin aktiv für gute Abstimmungen. Du möchtest nicht irgendwo arbeiten, sondern Teil eines Unternehmens sein, das in seiner Branche vorangeht. Für dich bedeutet „fertig“ nicht nur, dass eine Aufgabe erledigt ist, sondern dass sie professionell, zuverlässig und mit Blick auf eine herausragende Kundenerfahrung umgesetzt wurde. WAS DU BEI UNS NICHT BIST Keine klassische Assistenz Keine Coachin und keine fachliche Beraterin für unsere Kundinnen und Kunden Keine Person für „alles, was gerade anfällt“ Keine alleinverantwortliche Marketingstrategin Du bekommst einen klaren Verantwortungsbereich und organisierst ihn selbstständig, zuverlässig und mit Blick fürs Ganze. Wir suchen jemanden, der gerne Teil eines führenden Unternehmens ist, hohe Standards schätzt und mit uns daran arbeitet, jeden Bereich noch besser zu machen. Denn starke Apotheken brauchen starke Führung – und starke Führung braucht ein Team, das selbst mit Klarheit, Verbindlichkeit und hoher Qualität vorangeht.

WAS DICH BEI UNS ERWARTET

• Ein moderner, großzügiger Arbeitsplatz in unserem Büro in Landau in der Pfalz
• Enge Zusammenarbeit mit Nicole Müller und einem kleinen, wachsenden Vor-Ort-Team
• Ein hybrid organisiertes Unternehmen mit weiteren Kolleginnen und Kollegen im Remote-Team
• 30 bis 35 Stunden pro Woche, verteilt auf fünf Arbeitstage
• Ein Jahresbruttogehalt von 30.000 bis 38.500 €, abhängig von vereinbarter Wochenarbeitszeit, Erfahrung und Qualifikation
• Ein klar definierter und eigenständiger Verantwortungsbereich
• Direkte und kurze Abstimmungswege
• Regelmäßige Teammeetings und Feedbackgespräche
• Moderne digitale Arbeitsweisen
• Weiterbildung in CRM, KI, digitalen Tools und Customer Success
• Die Möglichkeit, Abläufe aktiv weiterzuentwickeln
• Langfristige Entwicklungs- und Wachstumsperspektiven
• Ein wertschätzendes und unterstützendes Team
• Die Chance, Teil eines führenden Unternehmens für zukunftsstarke Apotheken im deutschsprachigen Raum zu sein

DEINE ROLLE BEI UNS Als Customer Success & Operations Manager bist du eine zentrale organisatorische Ansprechpartnerin für unsere Kundinnen und Kunden. Du begleitest sie vom Onboarding bis zum Abschluss unserer Programme – nicht als Coachin, sondern als die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass alles zuverlässig funktioniert. Du koordinierst Termine, Unterlagen, Informationen, Teilnehmerlisten und offene Punkte. Du fasst eigenständig nach, behältst Fristen im Blick und sorgst dafür, dass unsere Kundinnen und Kunden jederzeit wissen: