eine Vorzimmerassistenz (m/w/d)

Führung des Vorzimmers der Präsidentin mit Schwerpunkt in der Erledigung der folgenden Aufgaben:

• Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen der Präsidentin durch Beschaffung und Zusammenstellung notwendiger Informationen
• Korrespondenz der Präsidentin
• Koordinierung, Vorbereitung, Überwachung und technische Abwicklung von Terminen der Präsidentin
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs einschl. der Sichtung, Priorisierung und Weiterleitung
• Vorbereitung; Planung, Organisation, Überwachung und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen der Präsidentin
• Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
• Elektronische Verarbeitung von Vorgängen in Dokumentations- und Aktenverwaltungssystemen (u. a. E-Akte)

• Abgeschlossene Ausbildung zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung im Büro-Verwaltungsdienst
• Gute IT-Kenntnisse, insbesondere der gängigen MS-Office-Programme
• Gute Beherrschung der deutschen Sprache in Schrift und Wort sowie min. gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisationstalent und Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
• Ausgeprägt gute Kommunikationsfähigkeiten in telefonischen und persönlichen Kontakten
• Flexibilität, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Teamfähigkeit und soziale Kompetenz
• Bereitschaft, bei Bedarf auch über die regelmäßige Arbeitszeit hinaus Dienst zu leisten

Freuen Sie sich auf:

• Bei Tarifbeschäftigten erfolgt die Einstellung in Entgeltgruppe 9a. Sofern die persönlichen und laufbahnrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie auf Antrag in ein Beamtenverhältnis bis höchstens zur Besoldungsgruppe A 9m BBesO A übernommen werden. Die Fortführung eines bestehenden Beamtenverhältnisses ist ebenfalls möglich.
• Das BfN gewährleistet die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und fördert die Vielfalt unter den Mitarbeitenden. Es ist bestrebt, den Frauenanteil in Bereichen zu erhöhen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Qualifizierte Frauen werden nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.
• Von schwerbehinderten Menschen und ihnen gleichgestellten Bewerber*innen wird ein nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt; sie werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Familienfreundliche Behördenkultur (Familienservice, Eltern-Kind-Büro)
• Modernes und nachhaltiges Arbeitsumfeld
• Individuelle Förderung (Weiterentwicklung durch vielfältige persönliche und fachliche Fortbildungen)
• Gute Verkehrsanbindung
• Ladesäulen für Elektroautos Zuschuss zum Deutschland-Jobticket Flexible Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten