Event Koordinator:in / Servicekraft / Host / Hostess (Gastronomie) in Stuttgart

Deine Aufgabe: Du bist verantwortlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer regelmäßig stattfindenden Meetups. Vorbereitung:

• Ausdrucken und vorbereiten von Namensschildern und Fragebögen für die Teilnehmer:innen sowie einiger anderer Unterlagen für den Meetup Host.
• Mitbringen anderer kleinerer Materialien, wie Stifte und Clipboards
• Einprägen der Teilnehmernamen, sodass Du diese bei Ankunft persönlich begrüßen kannst. Während des Meetups:
• Kleinere Vorbereitungen des Veranstaltungsorts und letzte Absprachen mit dem Meetup Host und dem Personal der Location, bevor die Gäste eintreffen.
• Freundliche Begrüßung der Gäste und Überreichen der Namensumhänger.
• Abhaken und füllen der Teilnehmerliste.
• Sicherstellen, dass das Service-Personal die Gäste mit ausreichend Essen und Getränken versorgt, oder selbst aktiv nach Getränkewünschen fragen.
• Unterstützung des Meetup Hosts bei sämtlichen Angelegenheiten während des Events.
• Aufnehmen von Fotos der Veranstaltung für soziale Medien.
• Filmen der Vorstellungsrunde, sodass wir die Teilnehmenden nach dem Event, basierend auf deren genannten Herausforderungen und Erfahrungen, miteinander verknüpfen können.
• Sicherstellen, dass die Agenda vom Meetup Host grob eingehalten wird.
• Sicherstellen, dass die Gäste einen Exit-Fragebogen vor Verlassen des Meetups ausfüllen und diese einsammeln. Nachbereitung noch am Abend des Events:
• Ausfüllen eines eigenen kleinen Fragebogens, um uns Feedback zum Event zu geben.
• Ergänzen der Teilnehmerliste mit den bei der Vorstellungsrunde genannten Herausforderungen und den Erfahrungen der Teilnehmenden (unterstützt durch die Videoaufzeichnung).
• Sicherstellen, dass die Teilnehmerliste vollständig und korrekt gefüllt ist.
• Upload der Teilnehmerliste sowie sämtlicher Fragebögen, Bilder und Videos.
• Deine Ziele:
• Above & beyond guest experience: Wir bieten erstklassigen Service, um einen unvergesslichen Aufenthalt bei unseren Meetups zu gewährleisten. Dazu übertreffen wir die Erwartungen unserer Community-Mitglieder und konzentrieren uns auch auf Kleinigkeiten, denn diese sind am Ende ausschlaggebend.
• Saubere Arbeitsweise: Du lässt bei der Vor- und Nachbereitung der Events große Sorgfalt walten. Speziell stellst Du sicher, dass uns die Teilnehmerliste, Fragebögen, Bilder und Videos absolut vollständig und noch am Abend des Events erreichen.
• Proaktive Kommunikation: Du kommuniziert proaktiv, wenn Du Feedback oder Anregungen hast, oder Dir ein Missgeschick unterlaufen ist. Denn nur so können wir immer besser werden.

• Du verfügst über mindestens 2 Jahre Erfahrung in der gehobenen Hotellerie (bevorzugt Empfang oder Service) oder Gastronomie und weißt somit, was exzellenten Service ausmacht
• Du gehst sicher und professionell mit internationalen Gästen und Führungspersonen um
• Du sprichst muttersprachliches Deutsch und kannst flüssig auf Englisch kommunizieren
• Du bringst vollen Einsatz, bist proaktiv und hast Lust Gas zu geben
• Du bist zuverlässig und lässt große Sorgfalt bei der Vor- und Nachbereitung der Meetups walten
• Du bist offen für Feedback und neue Ideen
• Benefits
• Was? Netzwerktreffen von ca. 10–20 hochrangigen Führungskräften mittelgroßer und großer Firmen, in entspannter Atmosphäre, bei gutem Essen und Trinken.
• Wann? 1 Mal im Monat, immer dienstags, mittwochs oder donnerstags von 18:30 bis 23:00 Uhr. Du solltest möglichst immer dabei sein können. Die Termine stehen mindestens 3 Monate im Voraus fest.
• Wo? In Feinkostrestaurants im Zentrum von Stuttgart.
• Startdatum
• So schnell wie möglich.
• Zeitinvestment
• Rechne mit einem Gesamtaufwand von etwa 7–9 Stunden pro Event, inklusive:
• 1 Stunde Vorbereitung
• 4–5 Stunden beim Event
• 1–2 Stunden Nachbereitung
• Vergütung
• Die Vergütung beträgt pauschal 170 € pro Event, plus 20 € zur Deckung kleinerer Ausgaben wie Druck- und Fahrtkosten. Du solltest in der Lage sein, uns Rechnungen zu stellen.

• Wettbewerbsfähige Vergütung von 190 € pro Meetup.
• Gute Planbarkeit, da die Termine Meetups Termine mindestens 3 Monate im Voraus feststehen.
• Direkter Kontakt zu hochrangigen Entscheidungsträger:innen, renommierter Unternehmen und Einblicke in deren Denken, Handeln und Herausforderungen.
• Spannende Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen verschiedener Branchen.
• Entwickeln organisatorischer und kommunikative Fähigkeiten sowie Sammeln von Erfahrungen im Eventmanagement.