Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) – Berlin | Hybrid | Vollzeit oder Teilzeit (Kaufmännische/r Assistent/in/Wirtschaftsassistent/in - Bürowirtschaft)

Deine Aufgaben Executive Support & Office Management

• Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung – zuverlässig, proaktiv, mit Überblick •
• Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden •
• Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement •
• Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren •
• Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf • Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.)

Projekte & Business Operations

• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung •
• Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf •
• Du planst und steuerst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche – von der Idee bis zur Nachbereitung •
• Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für strategische Initiativen in den Bereichen Administration, HR und Unternehmensentwicklung – von der Konzeption bis zur Umsetzung •
• Du erkennst Optimierungspotenziale – und setzt sie auch um

Recruiting & Finance Support

• Du verantwortest die Onboarding-Journey operativ und sorgst für einen reibungslosen Start neuer Kolleg:innen •
• Du terminierst und koordinierst Interviews, kommunizierst wertschätzend mit Kandidat:innen und pflegst unser Bewerbermanagement •
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst und prüfst Belege und gibst sie fristgerecht ans Steuerbüro weiter, außerdem managst du die Spesen- und Kreditkartenabrechnungen der Geschäftsleitung •
• Du behältst Zahlungsfristen und Verträge im Blick und unterstützt bei Kontierung, Freigaben und Controlling

Dein Profil

• 5+ Jahre Assistenzerfahrung, davon mind. 2 Jahre direkt auf C-Level •
• Nachweisbare eigenständige Projektverantwortung •
• Deutsch C2, Englisch C1 •
• Höchste Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Postfächern, Finanzen und privaten Themen •
• Sicheres Zahlenverständnis, Google Workspace sicher im Einsatz • Regelmäßige Präsenz im Office Schönefeld, hands-on, Führerschein Klasse B ist von Vorteil • Nachweislicher Aufbau eines Wissens- oder Prozesssystems (Google Workspace, Notion, Confluence o. ä.)

Warum wir?

• Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang. •
• Altersvorsorge : Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge. •
• Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke. •
• Mitarbeiterrabatte: Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte. •
• Weiterentwicklung : Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
• • Arbeitsumfeld : Flexibles Arbeiten im Hybrid-Modell | 20–40 Stunden/Woche möglich
• • Kultur : Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
• • Teamspirit : Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen.

BeschreibungWir suchen eine erfahrene, diskrete und hoch organisierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung wirksam entlastet. Als Executive Assistant & Business Operations bist du die zentrale Ansprechperson für drei Principals, verantwortest das Office in Alleinregie, treibst eigene Projekte voran und unterstützt in Recruiting und Finance. Ein Allrounder-Job mit voller Ownership ab Tag 1.

Optionales Vorstellungsvideo

Du möchtest uns schon vor dem ersten Gespräch einen persönlichen Eindruck geben? Dann freuen wir uns über ein kurzes Vorstellungsvideo. Infos & Upload findest du hier