Executive Assistant (m/w/d) (Managementassistent/in)

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Unterstützung des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft, vorausschauende Identifikation von Handlungsbedarf sowie Priorisierung von Terminen und Anliegen in enger Abstimmung
• Steuerung des Termin- und Reisemanagements, Koordination komplexer Abstimmungsprozesse sowie Sicherstellung einer vorausschauenden Planung und ordnungsgemäßen Reiseabrechnung
• Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Führungsrunden, Workshops und Bereichsveranstaltungen einschließlich Ergebnisdokumentation sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz sowie adressatengerechte und prägnante Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen
• Zentrale Koordination interner und externer Anfragen sowie Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses zwischen Director, Führungsteam und relevanten Schnittstellen
• Unterstützung administrativer Prozesse, insbesondere im Bestellwesen, in der Rechnungsbearbeitung und in der Pflege relevanter Übersichten, einschließlich Koordination der erforderlichen Freigaben
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und bereichsinterner Kleinprojekte sowie kontinuierliche Optimierung der digitalen Ablagestrukturen und Assistenzprozesse

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Director- oder vergleichbarer Führungsebene
• Idealerweise Erfahrung im Facility Management, Corporate Real Estate oder in einem technischen Unternehmensumfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz, vorausschauende Arbeitsweise sowie hohe Verbindlichkeit und Umsetzungssicherheit
• Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kompetenz in der strukturierten, prägnanten und managementgerechten Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint, Word und Excel, sowie versierte Anwendung digitaler Werkzeuge und freigegebener KI-Anwendungen
• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Ihre Benefits

• Steigen Sie ein in ein renommiertes Energieunternehmen und nehmen Ihre Karriereentwicklung in die eigene Hand in Vollzeit auf Basis einer 37-Stunden-Woche
• Wenn Sie gerne einkaufen, dann sind Sie bei uns richtig: Entdecken Sie die Shoppingdiscounts bei ausgewählten Partnern auf unserem Unternehmensportal
• Freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub, der Ihrem Wohlbefinden zugutekommen
• Nutzen Sie vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern
• Sie erhalten Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld

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