Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant der GF (m/w/d) (Assistent/in - Filmgeschäftsführung)
In dieser Schlüsselrolle unterstützt Du die Geschäftsführung der capeleo GmbH im operativen Tagesgeschäft, in der Priorisierung wichtiger Themen und in der strukturierten Steuerung wiederkehrender Prozesse. Ziel der Stelle ist es, die Geschäftsführung spürbar zu entlasten, Entscheidungswege zu verkürzen und organisatorische Klarheit zu schaffen, damit sich die Geschäftsführung auf Wachstum, Netzwerkaufbau, Kundenbeziehungen und die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens konzentrieren kann.Gesucht wird keine klassische Assistenz, die nur reagiert, sondern eine Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausplant, Verantwortung übernimmt und Dinge konsequent zum Abschluss bringt.Organisation, Priorisierung und Umsetzung mit Blick fürs Wesentliche.
Du übernimmst die aktive Steuerung und Koordination des Geschäftsführungsalltags. Dazu gehören Terminmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen, Fristenkontrolle, Wiedervorlagen, interne Abstimmungen sowie die strukturierte Bearbeitung operativer Themen.Du verstehst Regelprozesse, erkennst Engpässe und sorgst dafür, dass Abläufe verlässlich funktionieren. Dabei priorisierst Du Aufgaben eigenständig, filterst Themen vor, bereitest Entscheidungen vor und hältst der Geschäftsführung konsequent den Rücken frei.Zu Deinen Aufgaben zählen insbesondere:1.
- Termin-, Reise- und Besprechungskoordination für die Geschäftsführung2.
- Vorbereitung, Strukturierung und Nachverfolgung von Meetings, Aufgaben und Entscheidungen3.
- Schnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsführung, internen Teams, Kunden, Bewerbern und externen Partnern4.
- Aufbau und Pflege von klaren Ablage-, Dokumentations- und Wiedervorlagestrukturen5.
- Unterstützung bei kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Themen6.
- Proaktive Identifikation von Handlungsbedarf, offenen Punkten und Prozessverbesserungen7.
- Klare Kommunikation von Prioritäten, Fristen und Erwartungen8.
- Diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen und sensibler VorgängeStrukturiertes Arbeiten, kaufmännisches Verständnis und sichere Kommunikation.
Das erwartet Dich
bei Capeleo
Du bringst Erfahrung in Assistenz, Office Management, Sachbearbeitung, Projektkoordination, Personalwesen, Kundenbetreuung oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit. Entscheidend ist nicht nur der Lebenslauf, sondern Deine Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen, Prioritäten zu erkennen und Abläufe zuverlässig zu steuern.Wichtig sind:1.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift2.
- Sicherer Umgang mit MS Office, E-Mail, Kalender- und Dokumentenmanagement3.
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise4.
- Kaufmännisches Grundverständnis und sicherer Umgang mit administrativen Abläufen5.
- Verständnis für Prozesse, Fristen, Prioritäten und Verbindlichkeit6.
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen7.
- Erfahrung in Personaldienstleistung, Recruiting, Kundenservice oder Administration von Vorteil8.
- Sprachen wie Tschechisch, Slowakisch, Rumänisch und/oder Bulgarisch sind ein absolutes Plus
- Festanstellung ab sofort in einem wachsenden Unternehmen
- Sicheres, marktübliches Fixgehalt
- Strukturierte Einarbeitung in unsere Leistungen, Branchen und Gesprächsleitfäden
- Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Abwechslungsreiche Kontakte in Industrie, Handwerk, Bau, Logistik, Pflege und weiteren Branchen
- Wertschätzendes Team mit regionalem Fokus und persönlicher Unternehmenskultur
- Perspektive, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln
Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant der GF (m/w/d)Standort: MühlhausenAnstellungsart(en): VollzeitFreiraum schaffen. Wachstum ermöglichen. Geschäftsführung wirksam entlasten.