Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

• Office Management: Sie unterstützen den CEO umfassend im operativen Tagesgeschäft und stellen reibungslose organisatorische und administrative Abläufe sicher.
• Koordination: Sie übernehmen die Planung und Steuerung von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen sowie internationalen Besucherterminen inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Organisation: Sie organisieren Management-Meetings, Workshops und Veranstaltungen professionell und eigenständig.
• Aufbereitung: Sie erstellen Präsentationen, Entscheidungsunterlagen, Protokolle und Korrespondenz adressatengerecht in deutscher und englischer Sprache.
• Schnittstelle: Sie fungieren als zentrale Ansprechperson zwischen CEO, Management, internen Fachbereichen und externen Stakeholdern und sichern einen transparenten Informationsfluss.
• Nachverfolgung: Sie behalten Aufgaben, Fristen und Maßnahmen im Blick und sorgen für Verbindlichkeit in der Umsetzung.
• Strategie: Sie unterstützen bei der Vorbereitung strategischer Themen sowie bei bereichsübergreifenden Initiativen und Projekten.
• Optimierung: Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen im CEO Office ein.

• Qualifikation: Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftsnahes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Executive-Assistant- oder vergleichbaren Assistenzfunktion auf Top-Management-Ebene mit.
• Kompetenzen: Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und bringen idealerweise Erfahrung in der Projektkoordination mit.
• Professionelles Auftreten: Sie überzeugen durch Professionalität, Diskretion, Serviceorientierung sowie ein verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern.
• Persönliche Stärken: Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und eigeninitiativ und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Organisationstalent: Sie besitzen ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten sowie effiziente Abläufe und überzeugen durch hohe Organisationsstärke.
• Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren souverän und stilsicher auf Deutsch und Englisch und bereiten komplexe Themen verständlich auf.
• Mindset: Sie kombinieren Hands-on-Mentalität mit strategischem Denkvermögen und einer lösungsorientierten Arbeitsweise.

Was wir bieten

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich gesunden und tarifgebundenen Unternehmen
• Wir zählen zu den Top 100 und wurden zum vierten Mal in Folge als Top-Innovator ausgezeichnet
• Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitsystem
• Ein begleitetes und strukturiertes Onboarding für einen angenehmen und professionellen Einstieg
• Anspruchsvolle Projekte im internationalen Umfeld
• Ergonomische Arbeitsplätze, hochwertige Ausstattung und moderne Büros
• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr
• Mitarbeiter-Benefits: kostenlose Parkplätze, Jobrad, Rabatte durch Corporate Benefits, eine sehr gute Kantine, vergünstigte Mitgliedschaft bei Pfitzenmeier/Venice Beach, Übernahme oder Abschluss betrieblicher Altersvorsorge und vieles mehr.
• Regelmäßige Firmen- und Teamevents
• Durch unseren globalen Charakter bieten wir Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven über Heidelberg und Deutschland hinaus
• Die Nachhaltigkeit und Solidität eines Familienunternehmens
• Den Rückhalt einer starken Marke