HR & Office Administration (m/w/d) in Rheda-Wiedenbrück

Im Bereich Personalverwaltung & HR Administration

Du verantwortest die operative HR-Administration und bist erste Vertrauensperson für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen personalrelevanten Belangen. •

• Pflege und Administration unserer Zeitverwaltungssoftware (KDV): Erfassung von Urlaub, Krankheit, Schulzeiten sowie Nachverfolgung von Fehlzeiten und Nicht-Stempelungen •
• Stammdatenpflege in der HR-Software Personio inkl. Dokumentenablage und Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) •
• Vorbereitung und Nachbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung: Kontrolle von Spesenabrechnungen sowie Überstundenverwaltung •
• Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge und Krankenzusatzversicherungen •
• Ansprechpartner/-in für Mitarbeitende in alltäglichen HR-Fragen sowie Pflege des Job-Rad-Portals •
• Sicherstellung vollständig geführter Personalakten und lückenloser Zeiterfassung

Office Management

Als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Fachbereichen und externen Partnern bist Du das organisatorische Rückgrat unseres Unternehmens. •

• Funktion als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und internen Fachbereichen sowie externen Partnern, Kunden und Dienstleistern •
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und Unterstützung bei Sonderprojekten der GF •
• Koordination und Nachverfolgung abteilungsübergreifender Aufgaben und Projekte •
• Erstellung und Pflege von Prozessbeschreibungen, Checklisten und Arbeitsanweisungen •
• Übernahme von Sonderprojekten, Vorbereitung und Begleitung von Audits, Zertifizierungen und internen Qualitätsprüfungen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Erfahrung in Assistenz, Office Administration oder Personalverwaltung •
• Erste Berufserfahrung im HR-Umfeld •
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent •
• Ausgeprägte Empathie und Kommunikationsstärke sowie ein professionelles Auftreten im Umgang gegenüber internen und externen Ansprechpartnern •
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen •
• Freude an der Gestaltung und Verbesserung von Prozessen •
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint) •
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil:

• Erfahrung mit HR-Software (z. B. Personio) oder Zeitverwaltungssystemen •
• Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung •
• Erfahrung in einer vergleichbaren Doppelrolle (Assistenz + HR)

Deine Vorteile

Vollzeit | Teilzeit (mind. 30 Std./Woche) •

• Eine abwechslungsreiche Schlüsselposition mit echtem Gestaltungsspielraum •
• Flache Hierarchien, ein engagiertes Team und gelebte Duz-Kultur •
• Flexible Arbeitszeiten (Vollzeit oder Teilzeit ab 30h/Woche) •
• Attraktive Vergütung inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld •
• 30 Urlaubstage + bis zu 10 ansparbare Extra-Tage •
• Umfangreiche Weiterbildungsangebote •
• Moderne technische Ausstattung •
• JobRad … und vieles mehr!