IT- Anwendungsbetreuung & digitale Prozesse (w/m/d)

Anwendungsbetreuung & Systemunterstützung

• Betreuung, Pflege und Weiterentwicklung browserbasierter Anwendungen und einfacher Datenbanksysteme (MySQL, PHP/Laravel, HTML5/CSS, JavaScript, JSON) •
• Grundlegende Administration von SQL-Datenbanken: Datenpflege, einfache Abfragen, Sicherstellung der Datenqualität •
• Anwendungsbetreuung im CRM-/QM-Tool VipeCloud: Datenpflege, einfache Konfigurationen, Nutzerunterstützung •
• Bearbeitung und Qualitätssicherung von PDF-Formularen mit Adobe Acrobat Pro (DC) •
• Erste Ansprechperson für interne Nutzer*innen bei Fragen rund um die betreuten Anwendungen •
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen über unser Ticketsystem •
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit externen Softwareanbietern und Dienstleistern

Dokumentenentwicklung & Office-Lösungen

• Entwicklung und Pflege strukturierter Excel-Arbeitsmappen (Formeln, Bereichsnamen, Datenüberprüfung, bedingte Formatierung, Formularsteuerelemente) •
• VBA-Programmierung in Excel zur Entwicklung und Wartung benutzerdefinierter Berechnungs- und Verwaltungsfunktionen •
• Erstellung und Pflege von Word- und Excel-Formularen, gelegentlich inkl. Word/XML-Mapping sowie PDF-Formularen mit JavaScript •
• Formatierung und Pflege von Dokumenten nach Corporate-Design-Vorgaben (MS365) •
• Sicherstellung von Dokumentenschutz, Benutzerfreundlichkeit und Versionierung

Koordination & Compliance

• Einhaltung von IT-Infrastrukturvorgaben, Zugriffsberechtigungen sowie Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen •
• Enge Abstimmung mit internen Fachbereichen bei der Weiterentwicklung betreuter Anwendungen und Dokumente •
• Unterstützende Dokumentenvisualisierungen mit MS Visio (wünschenswert)

Digitalisierung & KI-gestützte Prozesse

• Aktive Mitarbeit bei der Identifikation und Erprobung von KI-gestützten Tools (z. B. Microsoft Copilot), welche interne Abläufe und Dokumentenprozesse effizienter machen •
• Unterstützung bei der Einführung und Begleitung neuer digitaler Lösungen im Unternehmensverbund •
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsumgebung – mit eigenem Gestaltungsspielraum und in enger Abstimmung mit der IT-Leitung •

• Fundierte Kenntnisse in MS Word und Excel (MS365) für professionelle Dokumentengestaltung und -formatierung, inkl. Bereichsnamen, Datenüberprüfung, bedingter Formatierung, Formularsteuerelementen und Dokumentenschutz •
• Erfahrung in der VBA-Programmierung (Excel) für komplexe, benutzerdefinierte Lösungen •
• Grundkenntnisse im Umgang mit SQL-Datenbanken (MySQL): einfache Abfragen, Datenpflege, Datenqualitätssicherung •
• Kenntnisse in Webtechnologien: PHP/Laravel, HTML5/CSS, JavaScript, JSON •
• Grundkenntnisse in Adobe Acrobat Pro (Formularerstellung, PDF mit JavaScript) •
• Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise – auch bei parallelen Aufgaben •
• Analytisches Denkvermögen und lösungsorientiertes Vorgehen •
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen internen Zielgruppen •
• Fähigkeit, technische Sachverhalte verständlich und auf Augenhöhe an nicht-technische Kolleg*innen zu vermitteln •
• Gutes Verständnis für Datenschutz, IT-Sicherheit und Zugriffsrechte •
• Teamfähigkeit und Organisationsgeschick •
• Offenheit gegenüber neuen Technologien und Bereitschaft, KI-Anwendungen (z. B. interner AI Hub, Langdock) aktiv in den Arbeitsalltag zu integrieren •
• Grundkenntnisse in SharePoint oder Microsoft 365 Admin von Vorteil •
• Kenntnisse in MS Visio für Prozess- und Dokumentenvisualisierungen von Vorteil •
• Basiswissen im Umgang mit VipeCloud oder vergleichbaren CRM-/QM-Plattformen von Vorteil •
• Vertrautheit mit Qualitätsmanagementsystemen (z. B. ISO 9001) und praktische Erfahrung in der Dokumentationspflege von Vorteil • Erfahrung mit Ticketsystemen oder IT-Supp

Wir bieten

• ArbeitsortBerlin
• Stundenanzahl25–30 Stunden/Woche
• BeginnNächstmöglich / nach Vereinbarung