Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d, Nr. 348-26)
Einsatzort Essen Einsatzbereich Fakultät Wirtschaftswissenschaften, für die Arbeitsgruppen „Marketing & Nachhaltigkeit“ und „Inter-nationale Rechnungslegung“ Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d, Nr. 348-26) TV-L 8 (brutto 20.517 € - 24.948 €) Die Arbeitsgruppe „Marketing & Nachhaltigkeit“ forscht und lehrt zu Fragestellungen des Konsumentenverhaltens, die Arbeitsgruppe „Internationale Rechnungslegung“ zu Fragestellungen zu internationalen Standards und Normen der Bilanzierung von Unternehmen. Die Forschungs- und Lehrarbeit findet auf Deutsch und Englisch statt. In der Lehre werden sowohl großzahlige als auch kleine interaktive Lehrveranstaltungen durchgeführt. Wir arbeiten stark vernetzt; wir kooperieren mit Top-Forschenden weltweit und mit der Unternehmenspraxis. Wir organisieren unsere Arbeit zunehmend digital. Die Arbeitsgruppen sind in direkter räumlicher Nähe zueinander untergebracht.
Als dichteste Hochschullandschaft Europas bietet die Metropole Ruhr attraktive Karrierechancen für exzellente Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus aller Welt. Um ihre internationale Spitzenforschung zu den großen Herausforderungen der Menschheit zu bündeln, haben die Ruhr-Universität Bochum, die TU Dortmund und die Universität Duisburg-Essen 2021 die Research Alliance Ruhr gegründet. Hier sind vier Research Center und ein College entstanden. Dies ist die jüngste Entwicklung in der langjährigen Zusammenarbeit als Universitätsallianz Ruhr (UA Ruhr), einer Gemeinschaft von 14.000 Forscher:innen und 110.000 Studierenden. Weitere Informationen Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht. Mit Ihrer Bewerbung auf eine der ausgeschriebenen Stellen erklären Sie sich mit den Vorgaben gemäß der Datenschutzgrundverordnung und einer Kontaktaufnahme per Mail ausdrücklich einverstanden. Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Zurück www.uni-due.de/karriere
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Sie übernehmen selbstständig allgemeine Sekretariatsaufgaben für zwei Arbeitsgruppen in deutscher und englischer Sprache, wie die universitätsinterne und -externe Kommunikation und Koordination, die Pflege der Homepage und weiteren öffentlichen Auftritten, das Redigieren von Texten und das Ausfüllen von Formularen
- Sie bewirtschaften laufend die Haushalts- und Drittmittel der beiden Arbeitsgruppen
- Sie organisieren die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für die Arbeitsgruppen, von der Bestellung bis zur Bearbeitung von Rechnungen und Inventarisierung
- Sie bereiten Personalmaßnahmen vor, insbesondere die Einstellung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften sowie wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen
- Sie unterstützen die Lehraufgaben der Arbeitsgruppen, beispielsweise durch die Beantwortung grundlegender studentischer Anfragen, die administrative Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, das Redigieren von Lehrmaterialien sowie die Verwaltung von studentischen Prüfungsleistungen
- Sie unterstützen die Vernetzungsaufgaben der Arbeitsgruppen, beispielsweise durch die administrative Planung und Organisation von Workshops und Konferenzen und durch die Betreuung von Gastwissenschaftler:innen und weiteren Gästen
Ihr Profil
- abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbarer Berufsabschluss im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst mit mindestens der Gesamtnote „gut“
- sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (z.B. MS-Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und sichere Nutzung des Internets
- gute Kenntnisse in SAP zur Bewirtschaftung von Budget- und Drittmitteln sind wünschenswert bzw. die Bereitschaft, sich diesbezüglich zügig fortzubilden
- Kenntnisse über Buchhaltung, Projekt- und Budgetplanung und -abrechnung sowie die Verwaltung von Drittmittelprojekten sind wünschenswert bzw. die Bereitschaft, sich diesbezüglich zügig fortzubilden
- proaktive, selbstständige, gewissenhafte und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben
- ausgeprägte Serviceorientierung
- hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit sowie souveränes und freundliches Auftreten
- sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich
- sehr gute Organisationsfähigkeiten inkl. Zeitmanagement
- hohe Selbständigkeit, Zuverlässigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit Bereitschaft zur regelmäßigen Teilnahme an fachbezogenen Fort- und Weiterbildungen
- Sie erwartet ein sicheres Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet in einem forschungsintensiven Umfeld mit internationalen Kontakten
- eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
- ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
- gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
- Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
- Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
- ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
- eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)
Besetzungszeitpunkt zum nächstmöglichen Zeitpunkt Vertragsdauer unbefristet Arbeitszeit 19 Std. 55 Min. (50%)
Bewerbungsfrist 2026-08-20 Kennziffer 348-26 Bewerbung Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 348-26.