Kaufmännische Assistenz der Bauleitung (m/w/d)

Deine Aufgabe & PersönlichkeitDeine Aufgaben im Überblick:1. Deine Baustelle im Griff (Projekt- und Baustellenorganisation)

• Unterstützung des Bauleiters bei der organisatorischen Abwicklung von Bauprojekten •
• Führung und Pflege der Projektakten – digital und physisch •
• Erstellung und Verwaltung von Baustellendokumentationen •
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Baustellenterminen 1. Am Telefon und im Schriftverkehr zuhause (Schriftverkehr und Kommunikation) •
• Korrespondenz mit Auftraggebern, Architekten, Fachplanern und Nachunternehmern •
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie telefonische Kommunikation •
• Erstellung von Anschreiben, Berichten und Protokollen •
• Versand von Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen, Nachverfolgung offener Anfragen
• 1. Zahlen im Blick (Rechnungs- und Nachtragsmanagement)
• • Prüfung eingehender Rechnungen auf Vollständigkeit und Weiterleitung an die entsprechenden Bauleiter
• • Überwachung von Zahlungsfristen
• • Unterstützung bei Erstellung und Verwaltung von Nachträgen
• • Führen von Nachtrags- und Rechnungsübersichten
• 1. Verträge sicher im Griff (Vertrags- und Dokumentenmanagement)
• • Verwaltung von Bau-, Nachunternehmer- und Lieferantenverträgen
• • Überwachung von Vertragslaufzeiten und Fristen
• • Dokumentation von Vertragsänderungen und Archivierung aller Projektunterlagen
• 1. Nachschub organisiert (Material- und Bestellwesen)
• • Einholen und Vergleichen von Angeboten, Vorbereitung von Vergabeentscheidungen
• • Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen, Überwachung von Lieferterminen
• • Abstimmung mit Lieferanten und Nachunternehmern, Bearbeitung von Lieferscheinen
• 1. Budget im Auge (Kosten- und Controllingunterstützung)
• • Pflege von Kostenübersichten und Projektbudgets
• • Unterstützung bei Soll-Ist-Vergleichen und Auswertungen für die Projektleitung
• • Überwachung von Kostenentwicklungen, Unterstützung bei der monatlichen Leistungsmeldung
• 1. Nichts verpassen (Termin- und Fristenkontrolle)
• • Überwachung von Projektterminen und Führung von Fristenlisten
• • Erinnerung an wichtige Abgabetermine
• • Unterstützung bei der Terminverfolgung von Nachunternehmern
• 1. Qualität dokumentiert (Qualitäts- und Dokumentationswesen)
• • Verwaltung von Prüfprotokollen, Abnahmeunterlagen sowie Mängel- und Restarbeitenlisten
• • Zusammenstellung von Revisionsunterlagen
• • Dokumentation von Abnahmen und Begehungen
• • Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Bemusterungen im Rahmen von QS-Anforderungen

Wir suchen eine kaufmännisch ausgebildete Persönlichkeit mit technischer Auffassungsgabe, die unsere Bauleitung zuverlässig in Organisation, Schriftverkehr und Dokumentation unterstützt.

Deine Qualifikation•

• Kaufmännische Ausbildung mit mindestens zwei Jahren Berufserfahrung •
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Produkten •
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift •
• Technisches Grundverständnis, idealerweise mit Bezug zur Baubranche •
• Kenntnisse in AVA-Programmen bzw. Kalkulation von Vorteil

Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse:

• Büro- und Verwaltungsarbeiten, Ausschreibung, Vergabe, Leistungsbeschreibung, Terminplanung, -überwachung,
• Kosten- und Leistungsrechnung, Versand, Zahlungsverkehr,
• Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz

Wir bieten

Auf einen Blick

• Voll- oder Teilzeit möglich •
• Einsatzort: Idar-Oberstein (Hommelstraße 2) •
• Start: nach Vereinbarung

Das bieten wir Dir

Ein respekt- und humorvolles, nachhaltiges Miteinander prägt unser familiäres Arbeitsklima. Außerdem bieten wir Dir:•

• Unbefristeter Arbeitsvertrag •
• Flexible Arbeitszeiten / Gleitzeit •
• JOBRAD-Leasing •
• Fortbildungen und weitere Qualifizierungsmaßnahmen •
• Firmen-Handy und -Laptop für einen modernen, digitalen Arbeitsplatz – von der Kommunikation über die digitale Zeiterfassung und Projektsteuerung bis zur Urlaubsplanung und Abrechnung •
• Team-Events, z.B. gemeinsames Sommerfest •
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien als Familienunternehmen