Job-Nr. 33638132

Kaufmännische Assistenz der Bauleitung (m/w/d) bei Hahn Bau GmbH & Co. KG in Idar-Oberstein

Hahn Bau GmbH & Co. KG Gestern veröffentlicht

Vollzeit

StandortIdar-Oberstein, Rheinland-Pfalz

Das Team„Du sorgst vor allem für reibungslose Abläufe im Hintergrund – gemeinsam mit mir, Lukas D. und Lukas F. bereitet ihr Baustellen vor und verbessert die Planung.“ – Andreas Mit Deiner Arbeit unterstützt Du unsere Bauleitung in Dokumentation und Schriftverkehr.

Unternehmen

Hahn Bau GmbH & Co. KG

Aufgaben

Deine Aufgabe & PersönlichkeitDeine Aufgaben im Überblick:1.

Deine Baustelle im Griff (Projekt- und Baustellenorganisation)
Unterstützung des Bauleiters bei der organisatorischen Abwicklung von Bauprojekten
Führung und Pflege der Projektakten – digital und physisch
Erstellung und Verwaltung von Baustellendokumentationen
Koordination von Terminen, Besprechungen und Baustellenterminen
1.
Am Telefon und im Schriftverkehr zuhause (Schriftverkehr und Kommunikation)
Korrespondenz mit Auftraggebern, Architekten, Fachplanern und Nachunternehmern
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie telefonische Kommunikation
Erstellung von Anschreiben, Berichten und Protokollen
Versand von Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen, Nachverfolgung offener Anfragen
1.
Zahlen im Blick (Rechnungs- und Nachtragsmanagement) Prüfung eingehender Rechnungen auf Vollständigkeit und Weiterleitung an die entsprechenden Bauleiter Überwachung von Zahlungsfristen Unterstützung bei Erstellung und Verwaltung von Nachträgen Führen von Nachtrags- und Rechnungsübersichten 1.
Verträge sicher im Griff (Vertrags- und Dokumentenmanagement) Verwaltung von Bau-, Nachunternehmer- und Lieferantenverträgen Überwachung von Vertragslaufzeiten und Fristen Dokumentation von Vertragsänderungen und Archivierung aller Projektunterlagen 1.
Nachschub organisiert (Material- und Bestellwesen) Einholen und Vergleichen von Angeboten, Vorbereitung von Vergabeentscheidungen Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen, Überwachung von Lieferterminen Abstimmung mit Lieferanten und Nachunternehmern, Bearbeitung von Lieferscheinen 1.
Budget im Auge (Kosten- und Controllingunterstützung) Pflege von Kostenübersichten und Projektbudgets Unterstützung bei Soll-Ist-Vergleichen und Auswertungen für die Projektleitung Überwachung von Kostenentwicklungen, Unterstützung bei der monatlichen Leistungsmeldung 1.
Nichts verpassen (Termin- und Fristenkontrolle) Überwachung von Projektterminen und Führung von Fristenlisten Erinnerung an wichtige Abgabetermine Unterstützung bei der Terminverfolgung von Nachunternehmern 1.
Qualität dokumentiert (Qualitäts- und Dokumentationswesen)
Verwaltung von Prüfprotokollen, Abnahmeunterlagen sowie Mängel- und Restarbeitenlisten
Zusammenstellung von Revisionsunterlagen
Dokumentation von Abnahmen und Begehungen
Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Bemusterungen im Rahmen von QS-Anforderungen

Fähigkeiten

Wir suchen eine kaufmännisch ausgebildete Persönlichkeit mit technischer Auffassungsgabe, die unsere Bauleitung zuverlässig in Organisation, Schriftverkehr und Dokumentation unterstützt. Deine Qualifikation• Kaufmännische Ausbildung mit mindestens zwei Jahren Berufserfahrung

Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Produkten
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Technisches Grundverständnis, idealerweise mit Bezug zur Baubranche
Kenntnisse in AVA-Programmen bzw. Kalkulation von Vorteil

Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Ausschreibung, Vergabe, Leistungsbeschreibung, Terminplanung, -überwachung, Kosten- und Leistungsrechnung, Versand, Zahlungsverkehr, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz