Kaufmännische Assistenz / Mitarbeiter Backoffice (m/w/d) in Teilzeit

Aufgaben

Ihr Aufgabenbereich – Vielseitig und eigenverantwortlich

• Auftragsabwicklung & Logistik: Sie betreuen und pflegen die eingehenden Kundenaufträge in unserem zentralen ERP-System (Odoo). Sie erstellen Lieferscheine sowie Ausgangsrechnungen und koordinieren den reibungslosen Versand mit unseren Logistik-Dienstleistern.
• Finanz- & Leasingadministration: Sie übernehmen die komplette Abwicklung unseres Kunden-Leasings über Online-Portale (z. B. Mercator) inklusive der Vertragserstellung und Dokumentenprüfung. Zudem steuern Sie den Factoring-Prozess (ABS), fordern Limits an und laden Rechnungen mitsamt Ablieferbelegen hoch.
• Vorbereitende Buchhaltung & Stammdaten: Sie pflegen sorgfältig Kunden- und Systemstammdaten, bereiten die wöchentlichen Zahlläufe für die Geschäftsführung vor, führen ein strukturiertes, routiniertes Mahnwesen und agieren als direkte Schnittstelle zu unserem Steuerberater.
• Büroorganisation & operatives Schnittstellenmanagement: Sie unterstützen administrativ beim Mitarbeiter-Onboarding (z. B. Beschaffung von Hardware und Zugangsanforderungen) und koordinieren den Fuhrpark (z. B. Mietfahrzeuge für Techniker). Im Falle von Sachschäden übernehmen Sie die strukturierte Abwicklung mit unseren Versicherungen.

Qualifikation

Ihr Profil

Souverän und praxiserprobt

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige, fundierte Berufserfahrung im kaufmännischen Backoffice, im Vertriebsinnendienst oder in einer Assistenzfunktion mit.
• Sie zeichnen sich durch eine sture Genauigkeit bei Prozessen aus – Fristen, Datenqualität (ERP) und wiederkehrende kaufmännische Routinen sind bei Ihnen in den besten Händen.
• Sie besitzen eine hohe digitale Affinität und haben idealerweise bereits mit modernen ERP-Systemen (wie Odoo) sowie gängigen kaufmännischen Portalen gearbeitet.
• Ein souveränes, freundliches Auftreten am Telefon sowie Durchsetzungsstärke im Mahnwesen runden Ihr Profil ab.

Ihr Profil

Souverän und praxiserprobt

Benefits

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige, fundierte Berufserfahrung im kaufmännischen Backoffice, im Vertriebsinnendienst oder in einer Assistenzfunktion mit.
• Sie zeichnen sich durch eine sture Genauigkeit bei Prozessen aus – Fristen, Datenqualität (ERP) und wiederkehrende kaufmännische Routinen sind bei Ihnen in den besten Händen.
• Sie besitzen eine hohe digitale Affinität und haben idealerweise bereits mit modernen ERP-Systemen (wie Odoo) sowie gängigen kaufmännischen Portalen gearbeitet.
• Ein souveränes, freundliches Auftreten am Telefon sowie Durchsetzungsstärke im Mahnwesen runden Ihr Profil ab.