Kaufmännische Fachkraft für Büromanagement & Praxisverwaltung (m/w/d)

Für die Organisation unserer Praxis suchen wir eine Person, die administrative Abläufe zuverlässig steuert, sicher kommuniziert und Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich übernimmt. Deine Rolle bei uns Du übernimmst einen festen Aufgabenbereich in der laufenden Praxisverwaltung und sorgst dafür, dass Termine, Informationen, Unterlagen und administrative Vorgänge zuverlässig koordiniert und bearbeitet werden. Dabei arbeitest du innerhalb klarer Abläufe und Zuständigkeiten selbstständig. Du behältst offene Vorgänge im Blick, erkennst, wenn Handlungsbedarf besteht, und leitest die vereinbarten nächsten Schritte ein. Bei Fragen oder besonderen Situationen stehen dir feste Ansprechpersonen zur Verfügung. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere: die Koordination von Terminen, Fristen und Kalendern, die freundliche und verbindliche Kommunikation mit Klient:innen, Auftraggebenden, Gerichten, Jugendämtern und weiteren Beteiligten, die Bearbeitung des allgemeinen Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehrs, die Pflege von Stammdaten, Vorgängen und digitalen Dokumenten in unserer Praxissoftware, die Vorbereitung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen in Zusammenarbeit mit unserer Steuerfachangestellten sowie das aufmerksame Mitdenken bei bestehenden Verwaltungsabläufen und das Einbringen eigener Verbesserungsideen.

Die Position passt zu einer Person, die gerne eigenständig arbeitet, klare Strukturen schätzt und administrative Vorgänge sorgfältig bis zum Abschluss weiterverfolgt. Für wen eignet sich die Stelle? Die Position eignet sich für Personen mit einer abgeschlossenen kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder vergleichbaren Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement oder in einem ähnlichen organisatorischen Berufsfeld. Was du mitbringen solltest Für diese Position sind sprachliche Sicherheit, ein gutes Gespür für unterschiedliche Gesprächssituationen und eine verlässliche, strukturierte Arbeitsweise besonders wichtig. Du passt gut zu uns, wenn du: dich mündlich und schriftlich sehr sicher auf Deutsch ausdrückst und professionelle, adressatengerechte E-Mails und Schreiben verfassen kannst, Klient:innen, Kindern und Familien freundlich, aufmerksam und wertschätzend begegnest, auch in angespannten Situationen, gegenüber Jugendämtern, Gerichten und weiteren Institutionen verbindlich und professionell auftrittst, Anliegen zuverlässig aufnimmst, Informationen sorgfältig weitergibst und offene Vorgänge innerhalb der vereinbarten Abläufe im Blick behältst, mehrere parallele Aufgaben sinnvoll priorisieren und Termine, Fristen sowie Terminänderungen zuverlässig koordinieren kannst, sorgfältig und verantwortungsbewusst mit Rechnungen, Belegen, Abrechnungsdaten und vertraulichen Informationen arbeitest, sicher mit gängigen Office-Programmen umgehst und bereit bist, dich in unsere Praxissoftware sowie unsere Abrechnungs- und Verwaltungsabläufe einzuarbeiten, bestehende Abläufe aufmerksam anwendest und Verbesserungsideen konstruktiv einbringst. Erfahrungen in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Rechnungsstellung oder vorbereitenden Buchhaltung sind ausdrücklich erwünscht. Vorkenntnisse in der Kommunikation mit Behörden, Gerichten oder öffentlichen Auftraggebenden sind von Vorteil.

Was dich bei uns erwartet eine strukturierte Einarbeitung, die sich an deinen Vorkenntnissen orientiert klare Absprachen und kurze Entscheidungswege ein kleines, spezialisiertes und persönlich geführtes Team flexible Arbeitszeiten innerhalb vereinbarter Präsenz- und Erreichbarkeitszeiten anteiliges Homeoffice nach der Einarbeitung die Perspektive, den Stundenumfang bei weiterem Ausbau der Praxis zu erhöhen 30 Urlaubstage auf Grundlage einer Fünf-Tage-Woche, bei Teilzeit entsprechend umgerechnet zusätzliche bezahlte freie Tage bei ausgewählten persönlichen Lebensereignissen (Major Life Events)

Teilzeit · Erftstadt und anteiliges Homeoffice · Beginn nach Vereinbarung Was haben ein Gerichtstermin, eine kurzfristige Terminänderung und eine noch offene Rechnung gemeinsam? Sie brauchen eine Person, die den Überblick behält, Informationen zuverlässig zusammenführt und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles dort ankommt, wo es hingehört. Für unsere psychologische Fachpraxis in Erftstadt suchen wir eine kaufmännische Fachkraft, die unsere laufende Praxisverwaltung und Büroorganisation unterstützt.

ein jährlicher Zuschuss zu individuell abgestimmten Fort- und Weiterbildungen die Möglichkeit, unsere Verwaltungs- und Organisationsstrukturen aktiv mitzugestalten eine Guthabenkarte für das Café und Restaurant auf dem Gelände hundefreundlicher Arbeitsplatz Hunde am Arbeitsplatz In unseren Praxisräumen halten sich regelmäßig Hunde auf, da wir teilweise tiergestützt arbeiten. Ein eigener Hund kann nach Absprache ebenfalls mitgebracht werden. Bei einer ausgeprägten Hundeangst oder einer relevanten Allergie sollte frühzeitig geklärt werden, ob der Arbeitsplatz passend gestaltet werden kann. Rahmenbedingungen Beschäftigungsform: Teilzeit Stundenumfang: zunächst ca. 15 Wochenstunden, eine spätere Erweiterung ist möglich Arbeitsort: Erftstadt und nach der Einarbeitung anteiliges Homeoffice Beginn: nach Vereinbarung Vergütung: je nach einschlägiger Berufserfahrung und Grad der selbstständigen Aufgabenübernahme