Management Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Terminplanung und -koordination sowie Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Nachhalten vereinbarter Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Übersichten
• Erstellung von Verträgen, Schriftverkehr und Präsentationen
• Korrespondenz und Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern in deutscher und englischer Sprache
• Organisation und Koordination kleinerer Projekte und Sonderthemen der Geschäftsführung International Business & USA
• Unterstützung beim Aufbau und bei der Organisation unseres US-Geschäfts und US-Standorts
• Koordination und Abstimmung mit Kollegen, Geschäftspartnern, Behörden, Kammern, Beratern und Dienstleistern in Deutschland und den USA
• Unterstützung bei internationalen Themen wie Zoll und Export, Visa, Entsendungen, Sozialversicherung, Expats und Relocation
• Recherche und Aufbereitung von Informationen zu wirtschaftlichen, organisatorischen und rechtlichen Fragestellungen
• Erstellung von Verträgen, Schriftverkehr und Präsentationen
• Korrespondenz und Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern in deutscher und englischer Sprache
• Koordination offener Themen und Nachhalten der nächsten Schritte

Dabei gehören die klassische Unterstützung der Geschäftsführung genauso zur Aufgabe wie die Mitarbeit an neuen Themen – insbesondere beim weiteren Aufbau unseres Geschäfts in den USA.

Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und auch bei neuen Themen den nächsten Schritt findet. Sie müssen dabei nicht bereits Spezialist für internationale, rechtliche oder administrative Themen sein. Entscheidend ist, dass Sie sich in neue Themen einarbeiten und diese zuverlässig begleiten.

• Studium, z. B. International Business, International Management, Internationale Betriebswirtschaft, Wirtschaftsrecht oder Außenwirtschaft, alternativ eine passende kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
• Idealerweise erste Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und keine Scheu, auch auf Englisch zum Telefon zu greifen
• Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Gutes kaufmännisches Verständnis und Interesse an internationalen Themen
• Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern
• Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten und auch Aufgaben zu übernehmen, die nicht jeden Tag gleich aussehen
• Gelegentliche Reisebereitschaft, auch in die USA

Wir bieten

Schwerpunkt International Business & USA