Job-Nr. 19459678

Mitarbeit in der Volkshochschulverwaltung (Bürokaufmann/-frau) (m/w/d)

Bezirksamt Mitte von Berlin vor 6 Tagen

VollzeitHybrid

StandortBerlin, Berlin

Das Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 136.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,9 Millionen Menschen funktioniert. Das Amt für Weiterbildung und Kultur umfasst die Fachbereiche Volkshochschule, Musikschule, Bibliotheken und den Fachbereich Kunst, Kultur und Geschichte. Engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich um Fachaufgaben und um die Gestaltung von administrativen Aufgaben an Standorten im Wedding, Gesundbrunnen, Moabit, Tiergarten und Alt-Mitte. Hier erwartet Sie ein kreatives und aufgeschlossenes Umfeld, in dem auf einen wertschätzenden und respektvollen Umgang genauso wertgelegt wird wie auf familienfreundliche Arbeitszeiten. Zahlreiche Fortbildungsveranstaltungen ermöglichen Ihnen die Weiterentwicklung Ihrer Laufbahn im Land Berlin. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben

Mitwirkung bei der Programmplanung im Integrationskursbereich mit Fokus auf Prüfungen und Tests
Information und Betreuung der Teilnehmenden und der Kursleitenden (persönlich, telefonisch, per Mail oder postalisch)
Mitarbeit bei der Pflege der Datenbank des VHS-Fachverfahrens VHS IT
Bearbeitung von Anmeldungen mittels Lastschrifteinzugsverfahren (SEPA-Mandate) bzw.
Überwachung von Reservierungen und Wartelisten
Überprüfen von Teilnahmelisten und Kommunikation mit den Teilnehmenden, BAMF etc.
Zuarbeit organisatorische Tätigkeiten für Infrastruktur und Material
allgemeine Sekretariatsarbeiten (Posteingangsbearbeitung, Bestellung von Büromaterialien)

Hervorzuhebende Sonderaufgaben:

Bereitschaft zur Übernahme von Spätsprechstunden (bis 20.00 Uhr) und zum Einsatz an unterschiedlichen Standorten

Ihr Profil

Bei Tarifbeschäftigten (m/w/d): - Abschluss der/des Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder als Fachangestellte/r für Bürokommunikation bzw. als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation Die einzelnen und weiteren Anforderungen und ihre Ausprägungen sind dem für diese Stelle erstellten Anforderungsprofil zu entnehmen, welches über den Button „weitere Informationen“ einzusehen ist. Das Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung und bildet die Grundlage für die Auswahlentscheidung. Es wird empfohlen, das Anforderungsprofil abzuspeichern, da es nach Ablauf der Bewerbungsfrist auf dem Karriereportal nicht mehr einsehbar ist.

Anforderungen an den Bewerber:

Grundkenntnisse: Kundenberatung, -betreuung, Terminplanung, -überwachung, Jugend- und Erwachsenenbildung, Abrechnung, Berichtswesen, Information, Büromaterialverwaltung, Sachbearbeitung
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Postbearbeitung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz