Job-Nr. 25296460

Mitarbeiter Backoffice / Büromanagement (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Kracht Sicherheits-und Elektrotechnik GmbH vor 2 Wochen

Teilzeit

StandortOttendorf bei Kiel, def02

Ein gut organisiertes Backoffice sorgt dafür, dass Abläufe sauber ineinandergreifen. Hier laufen Informationen, Dokumente, Rechnungen, Termine und interne Abstimmungen zusammen. Für diese zentrale Schnittstelle suchen wir eine kaufmännische Persönlichkeit, die sorgfältig arbeitet, den Überblick behält und Verantwortung für klare Prozesse übernimmt.

Deine Rolle bei uns

Du unterstützt die Büroorganisation im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass administrative, kaufmännische und organisatorische Abläufe zuverlässig bearbeitet werden. Konkret heißt das:

Bearbeitung, Verteilung und strukturierte Ablage der eingehenden Post
Annahme von Paketen sowie Prüfung und Zuordnung von Lieferscheinen
Sichtung, Zuordnung und Weiterleitung eingehender E-Mails
Telefonischer Erstkontakt und Unterstützung im laufenden Tagesgeschäft
Pflege von Tabellen, Listen, Übersichten und internen Trackings
Vorbereitung der Buchhaltung und Übergabe relevanter Unterlagen an DATEV
Bearbeitung von Zahlungseingängen und Unterstützung bei der Rechnungsprüfung
Vorbereitung von Überweisungen für Eingangsrechnungen
Erstellung von Wartungsrechnungen und Unterstützung im Forderungsmanagement
Kontrolle von Mitarbeiterzeiten sowie Pflege von Abwesenheiten und Krankheitstagen
Pflege von Kunden- und Stammdaten
Nachfassen offener Angebote
Einholen von Kundenbewertungen
Bestellung von Büromaterial und Unterstützung bei Materialbestellungen
Erstellung, Ordnung und digitale Ablage von Dokumenten
Ablage von Bauakten und Projektdokumentationen
Unterstützung der Betriebsleitung und Büroleitung im administrativen Tagesgeschäft

Deine Arbeit schafft Ordnung, Verlässlichkeit und klare Abläufe im Hintergrund.

Was du mitbringen solltest

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Backoffice, in der Büroorganisation oder in einer kaufmännischen Assistenzfunktion wünschenswert
Kenntnisse in DATEV wünschenswert
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
Verlässlicher Umgang mit Dokumenten, Fristen und vertraulichen Informationen
Freundliches und professionelles Auftreten am Telefon und im direkten Kontakt
Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
Erfahrung in Handwerksbetrieben von Vorteil

Ergänzende Informationen:

Anforderungen an den Bewerber:

Grundkenntnisse: E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Abrechnung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Vertragsbearbeitung, -verwaltung, Kundenberatung, -betreuung
Zwingend erforderlich: Vorbereitende Buchhaltung

Was wir dir bieten

Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub und Gleitzeit
Strukturierte Einarbeitung in unsere internen Abläufe, Systeme und kaufmännischen Prozesse
Einen vielseitigen Aufgabenbereich im Backoffice mit engem Bezug zum operativen Tagesgeschäft
Attraktive Zusatzleistungen wie steuerfreien Sachbezug, betriebliche Altersvorsorge mit Zuschuss und betriebliche Krankenzusatzversicherung
E-Bike-Leasing, Parkplatz am Betrieb und gemeinsame Betriebsfeiern - Ein Umfeld, in dem Sorgfalt, Verlässlichkeit und sauberes Arbeiten zählen

Büroorganisation braucht Struktur, Überblick und Verlässlichkeit.