Mitarbeiter Empfang & Reiseadministration (m/w/d)

Empfang und Office Management

• Professionelle Betreuung und Begrüßung unserer Gäste
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Administration des Versandsystems
• Verwaltung der Besprechungsräume einschließlich deren Vor- und Nachbereitung
• Koordination und Abstimmung mit externen Dienstleistern
• Organisation und Unterstützung bei Firmenevents und internen Veranstaltungen
• Ansprechperson für organisatorische Anliegen unserer Mitarbeitenden
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und kurzfristigen Projekten
• Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Büroalltags

Reiseadministration

• Planung und Buchung nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Recherche und Vergleich geeigneter Reiseanbieter, Verbindungen, Transportmittel und Unterkünfte
• Koordination der Reiseabläufe unter Berücksichtigung von Kosten, Effizienz und den individuellen Anforderungen der Reisenden
• Verwaltung und Prüfung der Reisekosten
• Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
• Mitwirkung bei der Erstellung und Weiterentwicklung der unternehmensweiten Reiserichtlinie

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Tourismus, Reiseverkehr, Hotellerie oder Büromanagement
• Berufserfahrung am Empfang, im Office Management oder in der Organisation von Geschäftsreisen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Ausgeprägte Service- und Gastorientierung
• Herzliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Flexibilität, Offenheit und Belastbarkeit
• Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Arbeitsumfeld

Das erwartet Sie bei uns

• Eine abwechslungsreiche Teilzeitposition mit viel Eigenverantwortung
• Ein internationales und vielfältiges Arbeitsumfeld
• Direkter Kontakt zu Mitarbeitenden, Führungskräften, Geschäftspartnern und Gästen
• Gestaltungsspielraum bei der Optimierung von Abläufen im Office- und Reisemanagement
• Ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage im Hamburger EMPORIO Tower
• Kurze Kommunikationswege und eine offene, kollegiale Zusammenarbeit