Mitarbeiter (m/w/d) Empfang & Office-Management - Teilzeit (30 Stunden / Woche)

Empfang & Service

• Empfang und Betreuung von Besuchern und Kunden inkl. Vorbereitung von Besprechungen (z. B. Eindecken, Kaffeekochen)
• Türdienst sowie zentrale Anlaufstelle am Empfang
• Termin- und Raumkoordination für Besprechungen
• Sicherstellung eines ordentlichen und repräsentativen Empfangsbereichs
• Bearbeitung / Weiterleitung allgemeiner Telefon- und E-Mail-Anfragen

Office-Management & Organisation

• Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation und internen Abläufen
• Pflege von Übersichten, Listen und internen Ablagestrukturen
• Betreuung des Info-Postfachs und allgemeine Korrespondenz
• Pflege von Kontaktdaten und Verteilerlisten
• Unterstützung bei internen Umfragen oder Feedbackaktionen

Veranstaltungen & Schulungen

• Organisation und Koordination interner Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Planung externer Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Organisation und Anmeldung von Schulungen

Post, Einkauf & Verwaltung

• Posteingang und -ausgang inkl. Paketversand
• Organisation von Essensbestellungen
• Bestellung und Verwaltung von Getränken, Büro- und Verbrauchsmaterial
• Einholung und Vergleich von Angeboten für Büro- und Verbrauchsmaterial
• Überwachung von Beständen sowie rechtzeitige Nachbestellung Rechnungsprüfung und -zuordnung im Office-Bereich Unterstützung bei Budgetübersichten für Büro- und Servicekosten

Dienstleister & Infrastruktur

• Ansprechpartner für externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Gärtner)
• Koordination kleiner Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen in Abstimmung mit den Fachabteilungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert
• Erste Berufserfahrung im Empfangs-, Assistenz- oder Office-Management-Bereich von Vorteil
• Freundliches, serviceorientiertes und souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und selbstständige Arbeitsweise Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein Freude am Umgang mit Menschen und an vielseitigen Aufgaben

Wir bieten:

• Ein international ausgerichtetes, abwechslungsreiches und spannendes Arbeitsumfeld in einem dynamischen Team.
• Attraktives Gehalt: Eine leistungsgerechte Vergütung sowie mögliche Zusatzleistungen.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen zur Förderung Ihrer beruflichen Weiterentwicklung.
• Soziale Leistungen: Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge, Gesundheitsförderung und weitere Benefits.
• Kurze Entscheidungswege erlauben hohe Flexibilität.

In dieser Rolle sind Sie ein wichtiger Bestandteil des Teams und tragen maßgeblich zum Erfolg unseres Unternehmens bei.