Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) zur Unterstützung des Ministerbüros

IHRE AUFGABEN

• Sie unterstützen die Hausleitung in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Vorzimmer und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Ministerbüro. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
• Vertretung der Vorzimmerkräfte des Ministers und der Staatssekretäre.
• Vorbereiten, Koordinieren und Überwachen von Terminen der Hausleitung.
• Organisation und Nachverfolgung des Posteingangs sowie Fristenüberwachung.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen. Organisation und Planung von Dienstreisen. Reisemanagement der Hausleitung und Mitreisender. Erstellung von Schreiben, Glückwunschkarten etc. Aufbau und Pflege von Verteilern. Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben. Der Arbeitsplatz erfordert zeitweise die Bereitschaft zum Einsatz auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten.

SIE BRINGEN MIT

• Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter oder vergleichbar).
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Vorzimmerbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst.
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel) sowie in Kommunikations- und Videokonferenzsystemen.
• Organisationsgeschick, ausgeprägte Serviceorientierung und Diskretion.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise. Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten – persönlich und telefonisch. Teamfähigkeit sowie hohe Belastbarkeit und Flexibilität.

UNSER ANGEBOT AN SIE

• Attraktive fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Coaching- und Mentoringangebote im Rahmen der Personalentwicklung
• Zielgerichtete Weiterbildungsangebote
• Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung des eigenen Aufgabengebietes
• Zukunftssicherer Arbeitgeber

Zukunftssicherer und krisensicherer Arbeitgeber mit tariflichen Leistungen Teilzeit möglich Gütesiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen Attraktive Leistungen und Vergünstigungen

• LandesTicket: kostenfreie Nutzung des ÖPNV in ganz Hessen
• Angebote der Gesundheitsvorsorge
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Vergünstigter Zugang zu Gesundheits- und Sporteinrichtungen Parkhausnutzung inkl. E-Ladesäulen

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) zur Unterstützung des Ministerbüros Wiesbaden Vollzeit ab sofort unbefristet

Wissenswertes

Eine Besetzung kann bis in die Entgeltgruppe 9b TV-H (je nach Qualifikation und Erfahrung) erfolgen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Unser Ziel ist eine Erhöhung des Frauenanteils. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie hier. Für fachliche Rückfragen steht Ihnen Herr Bennighof Tel.: 0611/815-1010 bei Fragen zum Verfahren Frau Schneider Tel.: 0611/815-1119 zur Verfügung.