Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Sekretariat des Dekanats (w/m/d)

• Planen, Koordinieren sowie Überwachung von Terminen und Fristen;
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie der elektronischen Kommunikation, Erteilung telefonischer Auskünfte;
• administrative Betreuung der Beschäftigten der Fakultät, insbesondere in Krankheits- und Urlaubsangelegenheiten;
• Vorbereitung, Organisation, reisekostenrechtliche Vorprüfung und Abrechnung von Dienstreisen;
• Erstellung von Beschaffungsanträgen und Auslösen von Bestellungen; Informationsmanagement Kommunikation und Absprachen mit dem Gebäudemanagement;
• Beschaffung, Aufbereitung, Verdichtung und Verwaltung von Informationen und Daten;
• Anfertigen von Schriftstücken der allgemeinen Korrespondenz, von Übersichten mittels Tabellenkalkulation sowie Vorbereitung von Vorlagen und Präsentationen nach Vorgaben;
• Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen der Fakultätsgremien, inkl. Protokollführung sowie bei Veranstaltungen der Fakultät;
• Unterstützung der Lehrenden sowie Betreuung von Studierenden, insbesondere
• Organisation und Übernahme von Prüfungsaufsichten und -einsichten;
• Unterstützung bei der Einschreibung in Wahlpflichtmodule;
• Erteilung von Auskünften an Studierende, im Besonderen zu organisatorischen Fragen;
• Gestaltung und Anfertigung von Unterlagen für die Lehre nach Vorgabe;
• Erledigen von Korrespondenz, Internetrecherchen und Kopierarbeiten.

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büro- und Verwaltungsmanagement oder im Bereich des Rechts;
• eine einschlägige Berufserfahrung in der allgemeinen Büroorganisation, Assistenz oder im Sekretariatsbereich;
• idealerweise Erfahrungen in der Verwaltung einer Hochschule;
• sehr gute Kenntnisse moderner Büro- und Verwaltungsabläufe sowie im Dokumenten- und Aktenmanagement;
• einen sicheren Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen;
• eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Teamfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise;
• ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen;
• die Fähigkeit zu ebenso freundlicher wie verbindlicher Kommunikation sowie
• gute Englischkenntnisse.

Angebot

• Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung.
• Individuelle Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbildungsangebote.
• Ihr Wohlbefinden und Ihre Gesundheit liegen uns am Herzen. Hierfür bieten wir insbesondere flexible Arbeitsbedingungen, einen familiengerechten Arbeitsplatz und vielfältige Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements sowie des Hochschulsports.
• Sie erhalten eine Jahressonderzahlung und haben die Möglichkeit, ein ermäßigtes Ticket für den bundesweiten Personennahverkehr (Deutschland-Jobticket) zu beziehen.