Office Management (m/w/d) (Facility-Manager/in)
MARTENS & PRAHL ist ein im Jahre 1898 in Lübeck gegründeter Versicherungsmakler, der mit Partnerunternehmen an über 90 Standorten im Bundesgebiet und der DACH-Region vertreten ist. Damit zählen wir zu den Top 5 in Deutschland. Unter der Marke MARTENS & PRAHL Jaspers vereinen sich vier große Industrieeinheiten innerhalb der MARTENS & PRAHL Gruppe. Unsere Experten aus allen Bereichen bieten unseren Kunden sowohl im In- als auch im Ausland eine kompetente und leidenschaftliche Beratung. An unseren vier Standorten – Köln, Leonberg, München und Stuttgart – vertreten unsere Spartenspezialisten die Kundenbedürfnisse und bieten maßgeschneiderte Lösungen im Bereich der Unternehmensabsicherung.
Aufgaben
Schwerpunkt der Teamassistenz ist die organisatorische und administrative Unterstützung des Büroteams. Das heißt unter anderem:
- Empfang unserer Gäste
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und anderen Dokumenten
- Organisation und Begleitung interner und externer Veranstaltungen
- Lieferantenmanagement
- Organisation Postein- und -ausgang - Selbstständige Projektarbeit - Korrespondenz mit Kunden, Versicherern und Debitoren
Als Vertriebsunterstützung fallen darüber hinaus folgende Aufgaben an:
- Telefonische Abstimmung von Terminen
- Vorbereitung von Akquiseunterlagen
- Pflege des Akquisekalender
- Zusammenstellung von Dokumenten für Kundentermine
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Freude an organisatorischen und administrativen Tätigkeiten
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen (insbesondere Excel, Word, PowerPoint und Outlook)
- Grundkenntnisse in Englisch
- Offenheit für die Digitalisierung von Arbeitsprozessen
Aufgrund Ihrer Persönlichkeitsstruktur liegt es Ihnen, selbstständig zu arbeiten und Sie scheuen sich nicht, eigene Impulse zu geben sowie Entscheidungen zu treffen
Benefits
- Ein attraktives, leistungsbezogenes Vergütungspaket
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Umfangreiche Unterstützung bei Ihrer Einarbeitung, regelmäßige Feedback-Gespräche und Weiterentwicklung
- Einen spannenden, vielseitigen und interessanten Arbeitsbereich
- Eine kreative und angenehme Arbeitsatmosphäre in einem Team, in dem die Zusammenarbeit Spaß macht
- Für Ihre Verpflegung ist gesorgt: Wasser, Kaffee und Tee stehen Ihnen kostenlos zur Verfügung
- flexible Arbeitszeiten
- Bezuschussung des Deutschlandtickets
- Jobrad
- Urban Sports
Wir suchen für unser Team am Standort Köln eine:n Teamassistenz / Office Manager / Mitarbeiter im Backoffice und Vertriebsassistenz(m/w/d). Die Stelle ist ab 01.10.2026 unbefristet in Voll- oder Teilzeit zu besetzen.