Office Manager / Facilities Coordinator (m/w/d) in Hamburg

Empfang & Office Management

• Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern
• Verwaltung des Empfangsbereichs sowie Koordination von Post, Lieferungen und Kurieren
• Sicherstellen eines ordentlichen, professionellen Büro- und Meetingraum-Umfeldes
• Organisation und Durchführung von Büroführungen für neue Mitarbeitende
• Dokumentenmanagement sowie Erstellung und Verwaltung von Bestellungen (POs) Verwaltung von Bürobedarf, Verbrauchsmaterialien und Getränken

Administrative Unterstützung

• Vorbereitung und Kommunikation interner Office-Updates
• Pflege von internen Informationssystemen (z. B. Intranet, SharePoint, interne Request-Systeme)
• Erstellung regelmäßiger Statusberichte im Bereich Facility Management
• Koordination und Tracking von Dienstleistungsverträgen

Facility Management

• Tägliche und wöchentliche Office-Inspektionen sowie Dokumentation von Mängeln
• Betreuung geplanter (PPM) und reaktiver Wartungsmaßnahmen
• Koordination und Einweisung von technischen Dienstleistern
• Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement des Vermieters
• Verwaltung des Inventars und fester Anlagen (Fixed Asset Register)

Event- & Meeting-Support

• Unterstützung bei der Vorbereitung interner Veranstaltungen
• Organisation von Meetingräumen und Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit

Sicherheit & Gesundheitsschutz

• Verwaltung von Zutritts-, Besucher- und Schlüsselmanagement
• Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit, u. a.: regelmäßige Sicherheitsrundgänge Dokumentation von Zwischenfällen Organisation von Trainings Durchführung von DSE-Unterstützung
• Bereitschaft, als Ersthelferin oder Brandschutzhelferin tätig zu werden (Schulung wird gestellt)

ESG & Nachhaltigkeit

• Mitwirkung an Nachhaltigkeitsinitiativen (z. B. Recycling, Energieeffizienz)
• Erfassung und Reporting relevanter ESG-Daten (z. B. Energie, Abfall, Ressourcenverbrauch)
• Zusammenarbeit mit dem Vermieter bei nachhaltigkeitsbezogenen Themen

• 3–5 Jahre Berufserfahrung in Office Management, Facility Management, Hospitality oder einer vergleichbar serviceorientierten Funktion
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Teams etc.)
• Organisationstalent, Lösungsorientierung und ein freundliches, souveränes Auftreten
• Interesse an Themen wie Arbeitssicherheit, Nachhaltigkeit oder Workplace Experience
• Wünschenswert (aber kein Muss):
• Kenntnisse im Bereich Health & Safety (z. B. IOSH)
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Gebäudemanagement
• Interesse an ESG-Themen und Datenreporting

Wir bieten

• Eine vielseitige Rolle mit hoher Eigenverantwortung
• Die Möglichkeit, das Büroerlebnis für Mitarbeitende aktiv mitzugestalten
• Enge Zusammenarbeit mit Facility-, HR- und Management-Teams
• Ein modernes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team
• Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Health & Safety Trainings)
• Transparentes Bonuspaket
• Klare Career Paths in einem globalen Setting