Office Manager:in (w/m/d) in Teilzeit
Das sind wir
Wir sind ein kleines, interdisziplinäres Team mit kurzen Entscheidungswegen, einem hohen Anspruch an unsere Arbeit und einem offenen, kollegialen Miteinander. Wir sind menschlich. FLUID steht für Chancengleichheit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen aller qualifizierten Personen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, geschlechtlicher Identität, Religion oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.
Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert und unser Team optimale Arbeitsbedingungen vorfindet. Darüber hinaus unterstützt Du unsere beiden Geschäftsführer bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und kümmerst Dich um die vorbereitende Buchhaltung sowie unsere Rechnungsstellung. Du bist die zentrale Anlaufstelle für unser Team, hast immer ein offenes Ohr und sorgst dafür, dass sich alle bei FLUID wohlfühlen. Du organisierst unseren Büroalltag und kümmerst Dich um Bestellungen, Post, Lieferungen, Einkäufe sowie die Kommunikation mit externen Dienstleistern. Du bist eine wichtige Anlaufstelle für organisatorische Anliegen unseres Teams und empfängst externe Gäste mit Deiner freundlichen und offenen Art. Du unterstützt unsere beiden Geschäftsführer bei administrativen und organisatorischen Themen. Du bereitest die Buchhaltung vor, prüfst und erfasst Belege, kümmerst Dich um Reisekosten- und Spesenabrechnungen und übernimmst die monatliche Rechnungsstellung an unsere Kunden - in Abstimmung mit unserem Steuerberater, wo erforderlich. Du unterstützt die Planung und Buchung unsere Geschäftsreisen Du unterstützt bei der Organisation von Teamevents und bei der Vorbereitung externer Veranstaltungen. Du bringst eigene Ideen ein, erkennst Verbesserungspotenziale und unterstützt dabei unsere internen Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Das bringst Du mit
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Position - idealerweise im Agenturumfeld.
- Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsstellung. Du arbeitest sorgfältig und zuverlässig mit Zahlen.
- Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und selbstständig und behältst auch bei unterschiedlichen Aufgaben den Überblick.
- Du arbeitest sicher mit Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und bist im Mac-Umfeld zu Hause. Erfahrung mit Tools wie Notion oder Slack ist ein Plus.
- Du packst Dinge pragmatisch an, findest eigenständig Lösungen und übernimmst Verantwortung.
- Du kommunizierst klar und verbindlich, bist hilfsbereit und arbeitest gerne im Team.
- Du sprichst fließend Deutsch und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse.
Das bieten wir
- Flexible Einteilung Deiner 12-16 Stunden auf 3-4 Tage pro Woche, idealerweise vormittags. Präsenz im Büro ist für die Rolle wichtig.
- Ein schönes Büro in Münchner Gärtnerplatz Viertel, zentral, gut erreichbar mit öffentlichen Nahverkehr.
- Eine abwechslungsreiche Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum und direktem Draht zur Geschäftsführung.
- Ein kleines, kreatives Team mit kurzen Wegen und einem offenen, kollegialen Miteinander.