Operations Assistant (m/w/d)

Weil wir ein kleines Team sind, bleibt es nicht beim Seminarbetrieb. Du bekommst Einblick in Kundenkommunikation, Abrechnung und Eventorganisation und lernst einen Betrieb kennen, der jedes Jahr über 1000 Menschen durch Ausbildungen weiterbringt.Konkret heißt das:

• Du betreust unsere Teilnehmer am Telefon und im Postfach und beantwortest Fragen zu Ausbildungen, Terminen und Rechnungen — freundlich, klar und verlässlich schnell
• Du verwaltest Anmeldungen und hältst Teilnehmerlisten aktuell und vollständig
• Du bereitest Rechnungen vor und behältst offene Posten im Blick
• Du prüfst Buchungszahlen, planst Materialien und verschickst Kursinfos rechtzeitig vor dem Seminar
• Du stimmst dich mit Trainern und Teamern ab, damit alle wissen, was wann gebraucht wird
• Du kümmerst dich um das, was im Büro anfällt: Belege für die Buchhaltung, Bestellungen, Post und Ablage
• Du dokumentierst die Abläufe, die du selbst verantwortest, und machst sie mit jedem Durchlauf besser

In der ersten Woche lernst du unsere bestehenden Abläufe kennen und arbeitest dich in unsere Systeme ein. Eingearbeitet wirst du von der Geschäftsführung persönlich, in der Anfangszeit mit täglicher Rücksprache. Danach betreust du deine ersten Seminare eigenverantwortlich und hältst fest, wie die Abläufe dahinter funktionieren. Von dort führt der Weg dahin, dass du nicht mehr einzelne Seminare betreust, sondern den Ausbildungsbetrieb im Blick behältst: Du siehst, welche Termine wie ausgelastet sind, wo es regelmäßig hakt und was sich ändern muss. Daraus wird bei uns die Verantwortung für den gesamten Ausbildungsbetrieb.

Must-have

• Erfahrung im Büromanagement oder einer vergleichbaren Office-Rolle
• Außerordentliche Genauigkeit und Freude an Listen, Checklisten und sauberer Dokumentation
• Du bleibst freundlich und klar, auch wenn viele Anfragen gleichzeitig hereinkommen — am Telefon wie im Postfach
• Du arbeitest verbindlich: Was du zusagst, passiert — und was offen ist, hältst du nach
• Du vermeidest Fehler lieber, als sie später zu korrigieren
• Du gehst sicher mit Microsoft Office um, vor allem mit Outlook und Excel, und arbeitest dich schnell in neue Onlineprogramme ein
• Deutschkenntnisse auf C2-Niveau

Nice-to-have (kein Muss)

• Erfahrung im Event- oder Seminarbereich
• Erfahrung im direkten Kundenkontakt, etwa im Support, an der Rezeption oder in der Hotellerie
• Erfahrung mit Systemen wie Elopage, HubSpot, Notion oder Asana
• Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung

Ob du diese Rolle schon einmal hattest, ist zweitrangig. Quereinstieg ist möglich. Du solltest schon mit Listen, Checklisten oder festen Abläufen gearbeitet haben und solche Systeme gerne sauber halten.

Einarbeitung & Entwicklung

Wir bieten

Was du bei uns bekommst

• 30 Urlaubstage
• kostenfreie Teilnahme an unseren NLP-Ausbildungen – dieselben Programme, für die unsere Teilnehmenden mehrere tausend Euro zahlen
• Weiterbildung in KI-Tools
• tägliche Zusammenarbeit direkt mit der Geschäftsführung
• verlässliche Kernzeiten, flexible Ränder, keine Stechuhr
• ein komplett kommunikationsgeschultes Team – und Kunden, die es spätestens nach ihrer Ausbildung bei uns ebenfalls sind: positiv, lösungsorientiert, direkt
• Büro direkt im Bahnhofsgebäude Schwetzingen, kostenlose Parkplätze vor der Tür
• klimatisierte Räume, höhenverstellbare Schreibtische und moderne Hardware

Weitere Berufsbezeichnung:

Executive Assistent; Assistenz der GeschäftsführungStellenbeschreibung: Vollzeit oder Teilzeit ab 20 Std.|Standort Schwetzingen