Job-Nr. 18176602

PMO Manager & Executive Assistant (m/w/d)

Vitabay C.V. vor 1 Wochen

VollzeitHybrid

StandortHürth, Nordrhein-Westfalen

Wer wir sind

Seit über 27 Jahren sind wir eine feste Größe im E-Commerce für Vitamine & Nahrungsergänzungsmittel. Etabliert, aber nicht behäbig: Bei uns gibt es kurze Wege, schnelle Entscheidungen und echten Gestaltungsspielraum. Über eigene Shops und internationale Marktplätze erreichen wir Kundinnen und Kunden weltweit. Jetzt suchen wir eine Hands-on-Persönlichkeit, die der Geschäftsführung den Rücken freihält und unsere unternehmensweiten Projekte koordiniert.

Was du bei uns tust

An unserem Standort in Hürth arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst gleichzeitig die Koordination unserer internen Projekte. Eine Schnittstellenrolle mit viel Gestaltungsspielraum:
Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft – von der Priorisierung eingehender Anfragen bis zur Vor- und Nachbereitung wichtiger Themen
Du organisierst interne und externe Termine, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung
Du bereitest Präsentationen, Protokolle und Unterlagen für Meetings mit Führungskräften und Partnern vor und nach
Du koordinierst unternehmensweit alle laufenden Projekte und behältst Fortschritt und Status im Blick Du führst Projekt-Meetings, moderierst Diskussionen und sorgst für klare Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Follow-ups Du erstellst regelmäßige Status-Updates und Reportings für die Geschäftsführung und die beteiligten Fachbereiche Du behältst Zeitpläne, Budgets und Meilensteine im Blick und eskalierst frühzeitig an die Verantwortlichen, wenn ein Projekt ins Stocken gerät Du organisierst unsere Firmenevents – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier und kümmerst dich um den Bürobedarf, um unser Büro am Laufen zu halten Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und Fachabteilungen

Was du mitbringst

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Wirtschaftswissenschaften
3-5 Jahre Berufserfahrung im PMO-/Projektumfeld und/oder in der Assistenz der Geschäftsführung
Du bist ein Organisationstalent, arbeitest selbstständig und vorausschauend und behandelst vertrauliche Themen diskret
Du liebst es, Strukturen zu schaffen, und behältst auch dann den Überblick, wenn es mal turbulent wird
Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und hast ein verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern Du gehst routiniert mit Microsoft M365 (Outlook, Teams, PowerPoint) sowie Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello oder MS Planner) um

Was dich bei uns erwartet

Du bist ganz nah dran: an der Geschäftsführung, an Entscheidungen und an allem, was das Unternehmen bewegt, und darfst mitgestalten, statt nur zu organisieren
30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Anteil (hybrides Arbeitsmodell)
Mitarbeiter-Gutscheine für das gesamte Vitabay-Sortiment
Zugang zu Corporate Benefits mit Rabatten bei zahlreichen Partnern
Individuelles Weiterbildungsbudget für deine persönliche und fachliche Entwicklung Ein modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen Obst und Getränke nennen wir nur, weil's stimmt – nicht, weil wir glauben, dass es dich umhaut