Projekt- und Tourneeleitung gesucht (m/w/d)

Die Einarbeitung erfolgt im Rahmen einer Projektassistenz in Bochum. Darüber hinaus kann der Arbeitsort außerhalb des Tourneezeitraums flexibel vereinbart werden und die Tätigkeiten in diesem Zeitraum überwiegend remote erfolgen.

Allgemein

• Kommunikation mit Venues, Dienstleistern, Cast und Staff sowie fachliche Abstimmung mit den Gewerken (Maske, Kostüm und Bühne) und der Abteilung Ticketing und Technik
• Strategische Tourneeplanung inkl. Booking & Bedarfsabgleich
• Vertragsmanagement & Prüfung aller relevanten Unterlagen
• Veranstaltungsabsprache, Datenpflege & Dokumentenerstellung, Rechnungsprüfung
• Fahrzeug- und Reisekoordination inkl. Hotelbooking Organisation und Koordination des Showtags Vorderhausmanagement, Merchandise- und Ticketverkauf inkl. Abrechnung

Tourneeplanung

• Umsetzung des vorgegebenen Tourroutings unter Berücksichtigung logistischer und wirtschaftlicher Faktoren
• Terminabfrage bei unseren Partner-Venues inkl. Abstimmung möglicher Kapazitätsvarianten und wirtschaftlicher Rahmenbedingungen
• Einholung von Preislisten, Bestuhlungsplänen, technischen Daten und Vertragsunterlagen
• Abgleich der organisatorischen, technischen und personellen Anforderungen mit den Möglichkeiten der Venue sowie Identifikation von zusätzlichem Dienstleistungsbedarf
• Abstimmung und Bestätigung der finalen Spieltermine samt Ablaufzeiten und Übergabe aller relevanten Anforderungen

Vertragsmanagement

• Einholung, Prüfung und Rücksendung von Mietverträgen inklusive aller Anlagen
• Kontrolle von Preisen, Mietzeiten, Nebenkosten, technischen Anforderungen & Pflichten
• Übertragung aller Vertragsinhalte in der Datenbank
• Veranstaltungsmanagement
• Prüfung früherer Reportings, um wiederkehrende Herausforderungen zu identifizieren und die Planung für die neue Saison gezielt zu optimieren
• Pflege von Stammdaten, Preislisten & Besucherinformationen in der Datenbank
• Fachliche Abstimmung der Bestuhlungspläne und Sperrbereiche sowie Weitergabe aller finalen Vorgaben an die Ticketing-Abteilung zur systemseitigen Anlage
• Erstellung der vollständigen Veranstaltungsabsprache inkl. fristgerechter Bereitstellung
• Prüfung und Freigabe aller Rechnungen von Venues und Fremddienstleistern

Travelmanagement

• Hotelrecherche und -buchungen nach definierten Vorgaben, Erstellung und Verwaltung von Kostenübernahmen, Koordination von Stornierungen sowie Buchungen
• Buchung der Tourfahrzeuge inkl. Schadens- oder Unfallmanagement.

Aufgaben auf Tour

• Reiseplanung, Navigation & Zeitmanagement
• Teamkoordination und Tagesorganisation, inklusive Begleitung der Briefings und Verteilung aller Aufgaben im Team sowie Abstimmung mit dem Venue-Personal und allen beteiligten Fremddienstleistern
• Besucher- und Vorderhausmanagement inkl. Betreuung der Tageskasse und Merchverkauf
• Kassenführung, Abrechnungsunterlagen, Reportings & Einkaufsmanagement
• Unterstützung beim Be- und Entladen sowie beim Auf- und Abbau

Erfahrungen in den BereichenTourmanagement/Tourplanung/Routing

• ausgeprägtes Planungs- und Organisationsvermögen
• gute MS-Office-Kenntnisse
• selbständige Arbeitsweise
• hohe Belastbarkeit, auch in stressigen Situationen
• Kommunikationsfähigkeit

Benefits

• unbefristete Festanstellung
• individuelles Onboarding
• großzügiges Homeoffice Angebot
• flexible Arbeitszeiten
• eine offene Kultur in einem kleinen und motivierten Team flachen Hierarchien, kurze Wege und Selbstverantwortung regelmäßige Teamevents optimale Verkehrsanbindung Bezuschussung des Deutschlandticket

Die Position verantwortet die vollständige organisatorische Planung und Vorbereitung sowie die Durchführung einer Tourneeproduktion von Theater Liberi ab der Saison 2027/28 (Basisort: Stuttgart). Ziel ist ein professioneller, effizienter und bedarfsorientierter Ablauf von der strategischen Tourneeplanung über die Venue-Anmietung, Vertragsbearbeitung und Vorbereitung bis hin zur reibungslosen Umsetzung auf Tour.