Projektassistenz (m/w/d) Kommunikation & Angebotsmanagement
Bei der PBS Energiesysteme GmbH arbeitest du an zukunftsweisenden Projekten der Energie- und Gebäudetechnik mit und übernimmst einen eigenen Verantwortungsbereich. Du steuerst unsere externe Kommunikation, koordinierst unser Angebots- und Ausschreibungsmanagement und sorgst gemeinsam mit unseren Projektleitern dafür, dass Projekte bereits vor dem ersten Auftrag professionell vorbereitet sind. Dabei arbeitest du mit modernen KI-Tools, gestaltest Prozesse aktiv mit und bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle im Unternehmen – nicht nur eine Assistenz im Hintergrund.
Wir suchen keine klassische Assistenz, die nur Aufgaben abarbeitet. Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, gerne organisiert, moderne Arbeitsweisen mitgestaltet und mit seinen Ideen dazu beiträgt, dass unser Unternehmen professionell nach außen auftritt und intern reibungslos funktioniert.
Aufgaben
Deine Aufgaben
Unternehmenskommunikation & Marketing
- Du koordinierst die Zusammenarbeit mit unserer externen Marketingagentur und behältst alle Maßnahmen im Blick.
- Du erstellst und überarbeitest Texte für unsere Website, LinkedIn, Referenzberichte und Pressemeldungen.
- Du gestaltest professionelle PowerPoint-Präsentationen nach unserem Corporate Design.
- Du sorgst dafür, dass unser Außenauftritt über alle Kanäle hinweg einheitlich und professionell bleibt.
- Du nutzt moderne KI-Tools wie ChatGPT oder Copilot für Recherchen, Textentwürfe und Präsentationen und prüfst die Ergebnisse fachlich sowie redaktionell.
Angebots- & Ausschreibungsmanagement
- Du sichtest eingehende Ausschreibungen und koordinierst deren weitere Bearbeitung.
- Du stellst alle notwendigen Angebotsunterlagen zusammen und bereitest diese vollständig auf.
- Du koordinierst fehlende Informationen mit unseren Projektleitern.
- Du überwachst Fristen und sorgst für eine termingerechte Einreichung – auch über digitale Vergabeplattformen.
- Du pflegst unsere Referenz- und Angebotsdatenbank.
Projektorganisation
- Du unterstützt unsere Projektleiter bei organisatorischen Abläufen.
- Du koordinierst Termine, Dokumente und den Schriftverkehr.
- Du strukturierst Projektunterlagen in SharePoint und Microsoft Teams.
- Du bringst Ordnung in Prozesse und sorgst dafür, dass Informationen jederzeit schnell verfügbar sind.
Qualifikation
Das bringst du mit
- Du arbeitest strukturiert, eigenständig und behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick.
- Du verfügst über ein sehr gutes Sprachgefühl und formulierst Texte sicher und verständlich.
- Du arbeitest routiniert mit Microsoft Word und PowerPoint.
- Du interessierst dich für digitale Arbeitsweisen und hast Freude daran, neue Tools kennenzulernen.
- Du gehst offen auf Menschen zu, kommunizierst verbindlich und arbeitest gerne im Team.
Idealerweise bringst du außerdem erste Erfahrungen mit: einem technischen Umfeld (z. B. Ingenieur- oder Planungsbüro), Microsoft Teams oder SharePoint, öffentlichen Ausschreibungen oder Vergabeverfahren, sowie KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot mit. Das ist jedoch kein Muss – wichtiger ist uns, dass du Lust hast, dich in neue Themen einzuarbeiten.
Wir bieten
Benefits
Darauf kannst du dich freuen
- Flexible Teilzeit mit 20–30 Stunden pro Woche
- Homeoffice-Möglichkeit
- Optional eine 4-Tage-Woche
- Moderne klimatisierte Büroräume mit kleinen Teams
- Laptop, Smartphone und Tablet werden selbstverständlich gestellt
Deutschlandticket Betriebliche Altersvorsorge Unbefristeter Arbeitsvertrag nach der Probezeit Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege Moderne Arbeitsweise mit digitalen Prozessen und KI-Unterstützung Spannende Projekte rund um nachhaltige Energie- und Gebäudetechnik Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten 20 Stunden pro Woche | 1.900 € brutto/Monat zum Einstieg (je nach Qualifikation mit Entwicklungsmöglichkeiten)