Referent Forderungsmanagement (m/w/d)

Deine Mission

Du verantwortest den offenen Forderungsbestand und den Zahlungseingang im Tagesgeschäft und berichtest direkt an unseren Head of Finance. Du sorgst dafür, dass der Umsatz, den wir fakturieren, auch tatsächlich als Cash ankommt – und dass die Prozesse dahinter belastbar werden.

Konkret heißt das:

• Forderungen im Griff: Du monitorst laufend offene Forderungen und Zahlungseingänge, wertest die Daten aus unserer Billing-Plattform aus und erkennst Auffälligkeiten, bevor sie zum Problem werden. •
• Mahn- und Inkassostrecke eigenverantwortlich: Von der Zahlungserinnerung über die Briefmahnung bis zur Vorbereitung von Kündigungen, Inkasso-Übergaben und der Bearbeitung von Insolvenzfällen. Du führst die Strecke, statt sie zu bedienen. •
• An den Cash-Hebeln arbeiten: Zuordnung von Gutschriften, Raten- und Zahlungsvereinbarungen, Nachverfolgung fehlgeschlagener Einzüge – du weißt, welcher Hebel bei welchem Fall zieht. •
• Klärfälle sauber abschließen: Sonder- und Klärfälle bearbeitest du in enger Abstimmung mit Customer Service und Buchhaltung – dokumentiert und nachverfolgbar, damit derselbe Fall nicht zweimal auf dem Tisch landet. •
• Kundenkommunikation führen: Du gehst proaktiv auf Kund:innen zu – telefonisch, per E-Mail und im Ticketsystem. Freundlich, klar und mit dem Ziel, eine Lösung zu finden statt nur zu mahnen. •
• Reporting, dem man traut: Du baust und pflegst die Übersichten zu Forderungsbestand, Altersstruktur und Payrate – in Excel und mit AI-Tools wie Claude – und berichtest regelmäßig an Head of Finance und Controlling. •
• Prozesse dauerhaft reparieren: Du erkennst wiederkehrende Fehlerquellen im Billing- und Forderungsprozess, benennst sie und bringst sie gemeinsam mit Finance, Operations und dem Product Team wirklich weg – statt sie jeden Monat manuell nachzuarbeiten.

Deine Ergebnisse

Wir denken in Ergebnissen, nicht in Aufgabenlisten. Die folgenden Punkte schauen wir uns in deinen Check-ins nach 3, 6 und 12 Monaten gemeinsam an – als gemeinsamer Plan, nicht als Prüfung.

Monat 3 (Ramp-up)

• Der offene Forderungsbestand liegt vollständig bei dir: Altersstruktur, größte Positionen und Sonderfälle kennst du im Detail. •
• Du führst die Mahnläufe eigenverantwortlich und fristgerecht – ohne dass jemand nachhält. •
• Du hast unsere Billing-Prozesse end to end durchdrungen: Abschlagslogik, Zahlungseinzug, Rücklastschriften, Inkasso-Übergabe. •
• Die Abstimmwege zu Customer Service und Buchhaltung stehen, und deine erste belastbare Payrate-Auswertung liegt vor.

Monat 6 (Performance)

• Forderungsbestand und alte Altersklassen sind sichtbar reduziert – und du kannst erklären, welche Maßnahme welchen Beitrag geleistet hat. •
• Mahn-, Kündigungs- und Inkassostrecke laufen regelbasiert statt fallweise. •
• Klärfälle stauen sich nicht: Sonderfälle sind dokumentiert, werden zeitnah abgearbeitet, und die Abstimmung mit Customer Service ist eingespielt. •
• Dein Reporting zu Forderungsbestand und Payrate ist die Grundlage, auf die Finance und C-Level schauen. •
• Mindestens eine wiederkehrende Fehlerquelle ist gemeinsam mit Product dauerhaft behoben.

Monat 12 (Scale)

• Die Payrate hat sich messbar verbessert, und du kannst die Entwicklung erklären – nicht nur berichten. •
• Mindestens zwei wiederkehrende Fehlerquellen sind dauerhaft behoben statt manuell nachbearbeitet. •
• Wiederkehrende Auswertungen und Routinen laufen automatisiert – du tippst sie nicht mehr ab. •
• Forderungsmanagement läuft als dein Verantwortungsbereich. Dein Head of Finance ist Sparringspartner, nicht Engpass.

Uns interessiert nicht, was auf deinem Abschluss steht – sondern was du schon selbst gefahren hast. Ein Studium ist ausdrücklich keine Voraussetzung. •

• Praxis im Forderungsmanagement: Rund 3–6 Jahre, in denen du Mahnläufe, Ratenvereinbarungen, Inkasso-Übergaben und Insolvenzfälle selbst verantwortet hast – nicht zugearbeitet. Ob du aus einem Energieversorger, Telko, Abo-Geschäft, Inkassoumfeld, Bank oder aus der Debitorenbuchhaltung kommst, ist offen.
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• Kaufmännische Basis: Kaufmännische Ausbildung, Weiterbildung oder schlicht Jahre am Thema. Entscheidend ist, dass du den Bestand liest wie andere eine Nachricht. •
• Zahlen- und Datenaffinität: Sicherer Umgang mit größeren Datenmengen, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise. Du magst es, wenn eine Liste am Ende aufgeht. •
• Kommunikationsstärke am Telefon: Du führst auch unangenehme Zahlungsgespräche freundlich und verbindlich zu Ende – und bewegst dich intern zwischen Customer Service, Operations und Product genauso souverän. •
• Ownership: Du organisierst deine Themen selbst, hältst Fristen ein und bringst Fälle zum Abschluss, statt sie weiterzureichen. •
• Prozessdenken: Wenn dir derselbe Fehler dreimal begegnet, reparierst du die Ursache – nicht zum vierten Mal den Fall. •
• Schön zu haben: Erfahrung mit Abschlagslogik und Energieabrechnung · Arbeit mit Billing- oder ERP-Systemen · Steuerung externer Inkassodienstleister · erste eigene Automatisierungen in wiederkehrenden Auswertungen.

Was wir Dir bieten

• Hungry & gritty: Du bleibst an einem Thema, bis es erledigt ist. „Nicht mein Job“ kommt in deinem Wortschatz nicht vor. •
• Bold & pragmatic: Du wartest nicht auf die perfekte Anleitung, sondern probierst einen Weg aus und lernst schnell, wenn er nicht funktioniert. •
• Data-driven: Du arbeitest gern mit Zahlen und traust deiner Auswertung mehr als einem Bauchgefühl. •
• Direct & constructive: Du sprichst Dinge an, auch abteilungsübergreifend, und bleibst dabei lösungsorientiert.

Deine Extras

• Kolleg:innenrabatt für den RABOT-Energy-Stromtarif •
• Urban Sports Club Partnerschaft + Deutschlandticket