Sachbearbeiter Büromanagement (m/w/d)

Hauptaufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Pflege von Stammdaten und Dokumenten
• Ablage und Archivierung von Unterlagen (digital und physisch)
• Bearbeitung von Rechnungen und Belegen nach Vorgabe
• Unterstützung bei der Angebots- und Auftragsbearbeitung
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben der Geschäftsleitung und der Fachabteilungen

Verantwortung

• Ordnungsgemäße Bearbeitung der übertragenen administrativen Aufgaben
• Einhaltung von Terminen und Fristen
• Sorgfältige Pflege von Daten und Dokumentationen
• Vertraulicher Umgang mit Unternehmensinformationen

Befugnisse

• Durchführung administrativer Tätigkeiten im eigenen Aufgabenbereich
• Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern im Rahmen der übertragenen Aufgaben
• Organisation von Terminen und Besprechungen
• Verwaltung von Büromaterial innerhalb der vorgegebenen Budgets

Anforderungen

Fachliche Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. - Kaufmann/-frau für Büromanagement - Industriekaufmann/-frau - Kaufmann/-frau für Bürokommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Erfahrung mit ERP-Systemen von Vorteil
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse von Vorteil

Persönliche Kompetenzen

• Organisationsgeschick
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit
• Kommunikationsstärke
• Zuverlässigkeit - Sorgfalt - Serviceorientierung - Diskretion

Zusammenarbeit

Anforderungen an den Bewerber:

• Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation,
• Büromanagement,
• Postbearbeitung,
• Büro- und Verwaltungsarbeiten,
• Microsoft Office, Kundenberatung, -betreuung

Ziel der Stelle

Der Sachbearbeiter Büromanagement unterstützt die organisatorischen und administrativen Abläufe des Unternehmens. Er sorgt für einen reibungslosen Büroalltag, bearbeitet kaufmännische und organisatorische Aufgaben und unterstützt die Fachabteilungen bei administrativen Prozessen.

Der Stelleninhaber arbeitet eng zusammen mit:

• Geschäftsleitung
• Vertrieb
• Einkauf
• Buchhaltung
• Logistik - Service - Personalabteilung - externen Kunden und Lieferanten

Ziele der Position

• Reibungslose Organisation der administrativen Abläufe
• Termingerechte Bearbeitung aller Vorgänge
• Hohe Servicequalität gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung der Fachabteilungen bei organisatorischen Aufgaben
• Effiziente und strukturierte Büroorganisation