Sachbearbeiter/in Backoffice Immobilien (m/w/d)

Telefonieren gehört dazu, aber sachlich: Sie fordern gezielt Informationen und Unterlagen an. Ihre Zuständigkeiten müssen Sie sich nicht erkämpfen, sie stehen ab dem ersten Tag schriftlich fest. Und Sie tragen Verantwortung: Sie sind die letzte Prüfinstanz, bevor ein Exposé oder eine Akte das Haus verlässt.

• Beschaffung, Prüfung und Digitalisierung aller Objektunterlagen (Grundbuch, Energieausweis, Teilungserklärung, Baulasten) nach fester Checkliste.
• Telefonische und schriftliche Anforderung von Unterlagen und Auskünften bei Ämtern, Notaren, Hausverwaltungen und Kunden: vorbereitet, mit klarem Ziel und sauberer Nachverfolgung, bis alles vollständig vorliegt.
• Pflege unserer onOffice-Datenbank: vollständige, korrekte und aktuelle Datensätze zu Objekten und Kunden.
• Erstellung von Exposés nach Vorlage inklusive Prüfung aller Pflichtangaben, Export in die Immobilienportale.
• Fristen- und Terminverwaltung: Wiedervorlagen, Unterlagenfristen, Notartermine, nichts fällt durch.
• Formale Endkontrolle jeder Vermarktungsakte vor Veröffentlichung und vor Notartermin.
• Vorbereitende Buchhaltung: Rechnungen, Belege, saubere Übergabe an das Steuerbüro.
• Dokumentation und Weiterentwicklung unserer Prozesse: Wenn Sie einen Fehler im Ablauf finden, wird er behoben, nicht überspielt.

• Sie arbeiten strukturiert, genau und selbstständig. Qualität geht Ihnen vor Tempo.
• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zu Immobilien, Verwaltung, Recht oder Buchhaltung.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift. Rechtschreibfehler in einem Exposé fallen Ihnen sofort auf.
• Sicherer Umgang mit Word und Excel. Kenntnisse in onOffice oder einem vergleichbaren CRM sind ein Plus, kein Muss: Wir arbeiten Sie systematisch ein.
• Freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon: Sie bleiben höflich und hartnäckig, bis die angeforderte Unterlage tatsächlich da ist.
• Diskretion und Zuverlässigkeit: Sie arbeiten mit Verträgen, Vollmachten und persönlichen Daten. Wir bieten

• Klare Zuständigkeiten und ein fester Aufgabenbereich, schriftlich definiert ab dem ersten Tag.
• Eine strukturierte Einarbeitung mit dokumentierten Abläufen, Checklisten und einem festen Ansprechpartner.
• Einen ruhigen, festen Arbeitsplatz in unserem Büro in Köln-Nippes. Ihre Konzentration wird respektiert: Eingehende Kundenanrufe und Terminvergaben liegen beim Frontoffice, Sie telefonieren geplant, nicht getrieben.
• Verlässliche, planbare Arbeitszeiten und eine unbefristete Anstellung. Teilzeit ab 25 Stunden möglich, Vollzeit ebenso.
• Moderne, aufgeräumte Systeme (onOffice, digitale Akten, KI-gestützte Vorlagen) statt Zettelwirtschaft.
• Ein kleines Team, das Ihre Arbeit sichtbar wertschätzt: Ohne unser Backoffice verkauft hier niemand.