Sales Operations Manager – Deal Desk & Bid Management (m/w/d)

Deal Desk & Commercial Governance – ca. 70 %

• Du bist zentraler Ansprechpartner für Sales bei kommerziellen Fragestellungen rund um laufende Opportunities und Deals.
• Du unterstützt bei der Strukturierung insbesondere komplexer Enterprise- und SaaS-Deals.
• Du prüfst Quotes und kommerzielle Deal-Strukturen auf Vollständigkeit, Konsistenz und Einhaltung unserer Standards – und stellst sicher, dass finale Angebotsdokumente formatkonform und versandfertig sind.
• Du prüfst Pricing, Discounts, Vertragslaufzeiten, Zahlungsbedingungen und Sonderkonditionen, erkennst kommerzielle Risiken frühzeitig und stößt z.B. bei datenschutzrelevanten Aspekten (z. B. DSGVO) die notwendigen Prüfprozesse an.
• Du koordinierst interne Freigaben mit den relevanten Stakeholdern aus Sales, Finance, Legal und weiteren Funktionen und sorgst dafür, dass Approval-Prozesse Deals nicht unnötig verzögern.
• Du erkennst kommerzielle Risiken oder Unstimmigkeiten frühzeitig und sprichst diese proaktiv an.
• Du unterstützt Sales dabei, alternative Deal-Strukturen zu entwickeln, wenn ein vorgeschlagenes Modell kommerziell oder prozessual nicht funktioniert.
• Du stellst gemeinsam mit Sales sicher, dass die relevanten Deal-Informationen korrekt in Salesforce abgebildet sind.
• Du prüfst eingehende Bestellungen gegen Angebot bzw. Vertrag und dokumentierst den Auftragseingang für nachgelagerte Prozesse (z. B. Finance, Customer Success).
• Du bringst deine Erfahrungen aus dem operativen Deal Desk ein, um Prozesse kontinuierlich einfacher, schneller und skalierbarer zu machen.

Du verstehst dich dabei nicht als „Deal Police“, sondern als Enabler und Business Partner für Sales – mit dem Ziel, Geschwindigkeit und Commercial Governance miteinander zu verbinden.

Bid & Proposal Management – ca. 30 %

• Du übernimmst die operative Koordination von RFIs, RFPs und weiteren komplexen Ausschreibungen.
• Du analysierst eingehende Ausschreibungsunterlagen und strukturierst die notwendigen internen Arbeitspakete.
• Du koordinierst die beteiligten Subject Matter Experts, stellst klare Verantwortlichkeiten und Timelines sicher und hältst Beiträge aktiv nach.
• Du koordinierst die Erstellung und Zusammenführung der Angebotsunterlagen.
• Du stellst sicher, dass unsere Angebotsdokumente inhaltlich vollständig, konsistent und sprachlich hochwertig sind – auf Deutsch wie auf Englisch.
• Du entwickelst Templates und Standardantworten kontinuierlich weiter und machst Wissen aus abgeschlossenen Ausschreibungen systematisch für zukünftige Bids nutzbar.

• Mehrjährige Erfahrung in Deal Desk, Sales Operations, Commercial Operations oder Bid Management, idealerweise in einem B2B-SaaS- oder Software-Unternehmen.
• Praktische Erfahrung mit kommerziellen Deal-Strukturen und Vertragsmodellen im Software- bzw. SaaS-Geschäft.
• Du verstehst Pricing, Discounts, Vertragslaufzeiten, Zahlungsbedingungen und die kommerziellen Zusammenhänge eines Deals.
• Du hast idealerweise bereits mit komplexeren Enterprise-Deals gearbeitet.
• Erfahrung mit RFIs und RFPs sowie der Koordination von Ausschreibungen ist von Vorteil.
• Du arbeitest sicher mit Salesforce und SharePoint und verstehst die Bedeutung einer sauberen Dokumentation in unseren zentralen Systemen für den Sales-Prozess.
• Du bist ausgesprochen strukturiert und kannst mehrere Deals und Ausschreibungen gleichzeitig koordinieren, ohne den Überblick zu verlieren.
• Du hast ein gutes kommerzielles Urteilsvermögen und erkennst schnell, wenn eine Deal-Struktur nicht schlüssig ist.
• Du bist selbstbewusst genug, auch einem erfahrenen Sales Kollegen eine kritische Frage zu stellen oder einem Deal zu widersprechen, wenn etwas nicht passt.
• Gleichzeitig bist du lösungsorientiert: Dein Anspruch ist nicht, Probleme zu identifizieren, sondern gemeinsam mit Sales einen Weg zu finden, wie ein Deal funktionieren kann.
• Du arbeitest gerne operativ und hast Freude daran, selbst in Quotes, Deals, Verträge und Ausschreibungsunterlagen einzusteigen.
• Du kommunizierst klar und verbindlich und kannst unterschiedliche interne Stakeholder effektiv koordinieren.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Was du für diese Rolle nicht sein musst Du musst kein Reporting- oder Analytics-Spezialist sein. Sales Analytics & Reporting ist innerhalb unseres Sales Operations 2.0 Set-ups eine eigene Verantwortung. Wir suchen für diese Position vielmehr jemanden, dessen Stärke im operativen kommerziellen Sales Support, Deal Desk und Bid Management liegt.

Unsere Benefits:

• Individuelle Weiterbildung im Weiterbildungsprogramm U Step Up!
• Pat:innenprogramm und individueller Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende sowie eine Einführungsveranstaltung
• Flexible Arbeitszeiten, Sabbaticals, offene Türen und flache Hierarchien
• Firmenfahrzeug auch zur privaten Nutzung
• 30 Tage Urlaub jährlich + diverse Sonderurlaube
• Unterstützung bei der Berufsunfähigkeitsabsicherung
• Unfallversicherung
• Vergünstigte Mitgliedschaft im Firmenfitness Programm
• Prämien für die Werbung neuer Mitarbeitender
• Mitarbeitendenrabatte
• USU-Bistro mit vergünstigtem Mittagessensangebot
• Parkgarage und Ladestationen für Elektrofahrzeuge
• Kostenloses Wasser, Kaffee, Tee & Obst
• Partnerschaftliches Miteinander

Was Erfolg in dieser Rolle bedeutet

Sales erlebt den Deal Desk als echten Mehrwert und nicht als zusätzliche administrative Hürde. Deals werden kommerziell sauber strukturiert, Risiken früh erkannt und notwendige Freigaben schnell und transparent eingeholt. Komplexe Opportunities kommen effizienter durch unsere internen Prozesse, und Sales weiß jederzeit, an wen es sich bei kommerziellen Fragestellungen wenden kann. Gleichzeitig laufen RFIs und RFPs strukturiert und professionell: Verantwortlichkeiten sind klar, Deadlines werden eingehalten und die Qualität unserer Angebote ist hoch. Kurz gesagt: Du hilfst Sales dabei, gute Deals schneller und professioneller abzuschließen – und stellst gleichzeitig sicher, dass unsere Commercial Governance funktioniert.