Schulsekretärin / Schulsekretär (m/w/d) mit Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung (Sekretär/in)
Wir sind eine moderne, digitalisierte und konfessionell ungebundene Schule. Unsere Schulgemeinschaft umfasst etwa 350 Schüler:innen - von der 1. bis zur 13. Klasse. Itzehoe liegt inmitten einer reizvollen Naturlandschaft an der Stör und ist über den HVV gut mit Hamburg, Kiel und anderen attraktiven Städten verbunden.
Unsere Schule in freier Trägerschaft versteht sich als lebendiger Lern- und Lebensort für Kinder, Jugendliche und Erwachsene. Für die organisatorische und administrative Unterstützung unseres Schulbetriebs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, freundliche und strukturierte Persönlichkeit als Schulsekretärin / Schulsekretär mit zusätzlichen Aufgaben in der Assistenz der Geschäftsführung.
Freie Waldorfschule Itzehoe Am Kählerhof 4 25524 Itzehoe
Ihre Aufgaben
Assistenz der Geschäftsführung
- Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
- Vorbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Entscheidungsvorlagen
- Terminkoordination und Fristenüberwachung
- Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Auswertungen und Präsentationen
- Unterstützung bei Verwaltungs-, Personal- und Finanzprozessen - Kommunikation mit Behörden, Dienstleistern und Kooperationspartnern
Schulsekretariat
- Ansprechperson für Schülerinnen und Schüler, Eltern, Mitarbeitende sowie externe Partner
- Organisation und Koordination des täglichen Schulsekretariats
- Bearbeitung von Telefonaten, E-Mails und Korrespondenz
- Verwaltung von Schüler- und Personaldaten
- Terminplanung und Unterstützung bei schulischen Veranstaltungen - Mitarbeit bei Aufnahme- und Anmeldeverfahren - Erstellung von Bescheinigungen, Statistiken und Protokollen - Pflege digitaler Verwaltungs- und Kommunikationssysteme
Ihr Profil
- Abgeschlossene bürokaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich wünschenswert
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Freundliches und serviceorientiertes Auftreten - Hohe Kommunikationskompetenz und Diskretion - Freude an der Arbeit in einem schulischen Umfeld - Identifikation mit den Werten und dem Leitbild einer Schule in freier Trägerschaft
Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
- Grundkenntnisse: Einkauf, Beschaffung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office)
- Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Ablage, Registratur, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Postbearbeitung, Telefondienst, Korrekturlesen, Terminplanung, -überwachung
Sie erwartet eine aufgeschlossene, herzliche und familiäre Schulgemeinschaft und ein engagiertes, wertschätzendes und lebendiges Team.
Wir bieten
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
- Ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
- Kurze Entscheidungswege und enge Zusammenarbeit mit Schulleitung und Geschäftsführung
- Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
- Eine angemessene Vergütung entsprechend Qualifikation und Erfahrung - Eine rein arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge ab dem 2. Jahr Betriebszugehörigkeit
Die Freie Waldorfschule Itzehoe sucht ab sofort eine kompetente Person als Schulsekretär:in in Vollzeit.