Sekretär/ -in (m/w/d)

• Organisation und Verwaltung des Postein- und -ausgangs
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien
• Pflege und Verwaltung der Schulungsmatrix
• Vorbereitende Tätigkeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, insbesondere Stundenerfassung
• Führung und Pflege der Personalakten für gewerbliche und angestellte Mitarbeitende
• Erstellung von Arbeitsverträgen sowie Zwischen- und Arbeitszeugnissen nach Vorlage
• Organisation und Dokumentation von Ein- und Austritten von Mitarbeitenden
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Geschäftspartnern
• Protokollführung bei Besprechungen
• Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben
• Pflege und Aktualisierung von Referenzunterlagen gemäß Kostenstellenverzeichnis
• Organisation interner Veranstaltungen, Schulungen und Firmenaktivitäten
• Unterstützung in der Kalkulations- und Baustellenverwaltung
• Erstellung und Verwaltung von Baustellen- und Ausschreibungsordnern
• Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen für Kalkulation und Bauleitung
• Tägliche administrative Unterstützung der Bauleitung und Kalkulation
• Einholung und Verwaltung von Leitungsauskünften
• Pflege von Zulassungen, Zertifikaten und Genehmigungen (z. B. ULV, PQ, BG Bau)
• Unterstützung des Qualitätsmanagementbeauftragten sowie Dokumentenpflege
• Teilnahme an internen und externen Fortbildungen
• Information der Geschäftsleitung über relevante Vorgänge und Ereignisse im Unternehmensablauf

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Alternativ durch praktische Berufserfahrung erworbene gleichwertige Qualifikationen
• Fundierte kaufmännische Kenntnisse und organisatorisches Geschick
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten im Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Geschäftspartnern

Das bieten wir Ihnen

• Flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Kommunikation
• Angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit wertschätzender Unternehmenskultur
• Attraktive Vergütung in Anlehnung an den Tarifvertrag Bau inklusive Urlaubsgeld, Sonderzahlungen und betrieblicher Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub für eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten mit langfristigen Perspektiven Unbefristete Festanstellung in Voll- oder Teilzeit Vergünstigungen und Vorteile innerhalb des Unternehmensverbundes der Amboss-Gruppe