Sekretariat - Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)
Wer wir sind
Wir sind ein etabliertes Kölner Familienunternehmen (seit 1960) im Bereich Personalentwicklung für die öffentliche Verwaltung, Sparkassen und weitere Organisationen. Gemeinsam mit unserem rund 25-köpfigen Trainer:innenteam gestalten wir Trainings, Workshops und Coachings deutschlandweit – mit Sitz am Kölner Rheinauhafen. Geführt wird das Institut von einem weiblich-männlichen Tandem, das für kurze Wege, offene Kommunikation und moderne Zusammenarbeit steht. In unserem kleinen, humorvollen Team verbinden wir Tradition mit digitalem Arbeiten: weitgehend papierarm und mit effizienten Tools im täglichen Miteinander. Die ausgeschriebene Rolle ist bei uns seit vielen Jahren etabliert und wird zum Jahreswechsel neu besetzt – Sie starten mit einer gründlichen Einarbeitung und Übergabe.
Ihre Aufgaben
- Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Institut, nehmen Kundenanfragen entgegen und sind Ansprechperson für unsere Kund:innen und Trainer:innen
- Sie wickeln unsere Seminaraufträge im CRM-System ab – von der Anlage bis zum Abschluss
- Sie erstellen unsere Kundenrechnungen und prüfen die Honorarrechnungen unserer Trainer:innen
- Sie behalten offene Posten im Blick und kümmern sich um Zahlungserinnerungen
- Sie koordinieren Seminartermine und pflegen unsere Kundenstammdaten
- Bei hausinternen Seminaren begrüßen und betreuen Sie unsere Teilnehmenden vor Ort
- Sie schreiben Angebote mit, recherchieren passende öffentliche Ausschreibungen und bereiten die Unterlagen dafür vor
Ihr Profil
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder kaufmännischen Sachbearbeitung
- Sehr genaue und verlässliche Arbeitsweise, Sicherheit im Umgang mit Zahlen
- Ausgeprägte Selbstorganisation – Sie behalten auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, professionelles Auftreten am Telefon
- Affinität zu digitalen Systemen – wir arbeiten mit Salesforce und DATEV, beides bringen wir Ihnen in Ruhe bei
- Sie dokumentieren sauber, denken in Prozessen mit und behandeln sensible Daten diskret
Wir bieten
- Unbefristete Vollzeitstelle mit 30 Tagen Urlaub
- Feste Betriebsferien: zwei Wochen Ende Juli/Anfang August und von Weihnachten bis ins neue Jahr
- 38.000–45.000 € brutto/Jahr, je nach Erfahrung
- Ein Tag Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung
- Bedarfsorientierte Weiterbildungen
- Deutschlandticket und sehr gute ÖPNV-Anbindung
- Zuschuss zu Sport bzw. Fitnessstudio
Über den Arbeitgeber
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