Sekretariat Ordnungsamt (Fachkaufmann/-frau - Büromanagement) (m/w/d)
Eine Verwaltung – viele Aufgaben: Der Landkreis Harz sorgt mit seinen mehr als 1 000 Beschäftigten dafür, dass im Kreisgebiet alles rund läuft. Sie wollen die Zukunft des Landkreises mitgestalten und suchen einen Job, der Sie voranbringt? Die Kreisverwaltung sucht Fachkräfte, Verwaltungsprofis und Quereinsteiger für verschiedene Bereiche.
Die Landkreisverwaltung sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb Bewerbungen schwerbehinderter Menschen.
Nähere Informationen zum Datenschutz, über den Landkreis Harz und die Kreisverwaltung finden Sie im Internet unter www.kreis-hz.de (http://www.kreis-hz.de) (Job & Karriere).
Aufgabenschwerpunkte:
- Planung und Organisation administrativer Vorgänge
- Organisation des Postverkehrs und des allgemeinen E-Mail-Verkehrs
- Telefonkommunikation
- Terminmanagement für den Amtsleiter
- Überwachung und Organisation von Schriftsätzen, Stellungnahmen und der Einhaltung von Fristen
- Koordinierung und Vorbereitung von Beratungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung
- Vor- und Nachbereitung von Dienstjubiläen und Verabschiedungen
- Anlegen und Führen von Statistiken
- Literatur- und Inventarverwaltung des Amtes
- Mitwirkung bei Digitalisierungsaufgaben
Ihr Profil:
- Abschluss als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder ein vergleichbarer Abschluss und
- mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung (Arbeitszeugnis als Nachweis erforderlich) in einem vergleichbaren Aufgabengebiet
Erwartet werden:
- sehr gute Kenntnisse über die einschlägigen DIN-Normen sowie Regeln des Schriftverkehrs im öffentlichen Dienst bei der Gestaltung von Schriftstücken, Tabellen und Formularen
- Grundkenntnisse Verwaltungsrecht
- sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise, sicheres Auftreten, Durchsetzungs-kraft
- Planungs- und Organisationstalent
- Loyalität, Diskretion und Zuverlässigkeit - selbstständiges und verantwortungsbewusstes Handeln, persönliches Engagement sowie Teamfähigkeit - sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen - Führerschein Klasse B sowie Bereitschaft, den eigenen Pkw für dienstliche Zwecke zu nutzen
Wünschenswert sind:
- Berufserfahrung in einem Sekretariat eines Arbeitgebers des öffentlichen Dienstes
- Note Berufsabschluss und Fachnote Deutsch/Rechtschreibung jeweils mit mindestens gut
- Teilnahme an qualifizierenden Fortbildungen für das Aufgabengebiet (Teilnahme-bescheinigung als Nachweis erforderlich)
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Ordnungsamt die Stelle Sekretariat (m/w/d) auf Dauer zu besetzen. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die nach Entgeltgruppe 5 TVöD/VKA bewertet ist.