Sekretär*in (m/w/d)
zum 1.10.2026 am Institut für Geschichte und Ethik der Medizin gesucht. Eine zentrale Aufgabe des Instituts ist die Lehre von „Geschichte, Theorie und Ethik der Medizin“ sowie Medizinische Terminologie für Studierende der Studiengänge Humanmedizin und Zahnmedizin sowie Geschichte und Ethik der Gesundheitsberufe im Studiengang Interprofessionelle Gesundheitsversorgung an der Medizinischen Fakultät. Die Forschung am Institut widmet sich einem breiten Spektrum an Themen in der Medizingeschichte, der Geschichte und Ethik der Gesundheitsberufe und in der Medizinethik.
Institut für Geschichte und Ethik der Medizin Prof. Dr. phil. Karen Nolte Im Neuenheimer Feld 327 69120 Heidelberg [email protected] Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig. Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität. Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.
Ihre Aufgaben
- Zuverlässige selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere der Kalenderführung und Terminkoordination, der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten (in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen) sowie bei organisatorischen Abläufen im Institutsbetrieb, einschließlich der Abstimmung mit internen und externen Schnittstellen
- Eigenständige organisatorische Zuarbeit im Finanzwesen durch Überwachen der Haushalts-, Bonus- und Drittmittel, die Vorbereitung von Rechnungen, Pflege und den Abgleich von Haushaltsdaten sowie Einholen von Kostenvoranschlägen und Materialbestellung nach Freigabe
- Formularbasierte Ausfertigung und Vorbereitung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen nach standardisierten Vorgaben der Institutsdirektion
- Vorbereitende Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Institutsveranstaltungen (Arbeitstreffen, Workshops, Tagungen)
- Unterstützung von Gastwissenschaftler*innen und Projektmitarbeiter*innen als erste Anlaufstelle bei organisatorischen Fragen, Hilfestellung bei der Anreise sowie Orientierungshilfe bei verwaltungstechnischen Standardabläufen des Instituts
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung sowie Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der selbstständigen Organisation administrativer Abläufe im Sekretariatsbetrieb
- Strukturierte, eigenständige, verantwortungsbewusste und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel)
- Gute Kenntnisse in der Finanz- und Mittelverwaltung Berufserfahrung im Hochschulkontext und Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
Wir bieten Ihnen
- Tarifvertragliche Vergütung nach TV-L E8, attraktive betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub
- Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
Aktuell zählen wir 12 Mitarbeiter*innen. Job-ID: V000015875 Einsatzgebiet: Institut für Geschichte und Ethik der Medizin Einsatzort: Heidelberg Tätigkeitsbereich: Management / Administration Anstellungsart: Teilzeit (50%) Veröffentlicht: 06.08.2026 Befristung: Unbefristet Vertrag: TV-L