Specialist Office Management (gn)

Das sind deine Aufgaben:

• Vor-Ort-Unterstützung für Mitarbeitende im Büro bei verschiedenen Anliegen
• Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Aktivitäten
• Organisation von Raumbuchungen, Besucherregistrierungen, Parkplatzreservierungen und Catering-Services
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen Themen, Abwesenheitsmeldungen, Überstundenprozessen, Sprachkursen und der Administration von Schulungen/Trainings
• Verwaltung bürobezogener Bestellungen, einschließlich Zugangsberechtigungen, Hardware-Anfragen, Büromaterial, Visitenkarten und Werbematerialien
• Unterstützung im Workplace Management, einschließlich Sitz-/Platzplänen, Arbeitsplatzzuweisung und Management der Büroauslastung
• Organisation und Unterstützung von Workshops, Teamevents, Onsite-Wochen und weiteren internen Veranstaltungen
• Bearbeitung von Rechnungen und Unterstützung administrativer Nachverfolgung mit internen Stakeholdern und Lieferanten
• User-Support für interne Tools und Prozesse, einschließlich Lern- und Trainingsplattformen

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, als Teamassistenz, in der Administration oder in einer vergleichbaren Support-Funktion
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsstärke, kombiniert mit hoher Zuverlässigkeit und einem starken Blick fürs Detail
• Erfahrung im Stakeholder-Management sowie in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Unternehmensbereichen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Microsoft Teams und SharePoint
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten parallel zu managen und flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren
• Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit ausgeprägter Kunden- und Serviceorientierung
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Das bieten wir dir:

• Eine attraktive Vergütung von 48.700 € bis 57.000 € Jahresgehalt je nach Qualifikation und Erfahrung
• 38 Wochenarbeitsstunden
• Bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche
• Einen befristeten Einsatz von 6 Monaten in einem renommierten Unternehmen
• Mitarbeiterrabatte bei Grafton (z. B. Corporate Benefits)

Grafton bietet dir interessante Job- und Karrieremöglichkeiten als Specialist Office Management (gn), bei unserem Kunden, einem renommierten Unternehmen aus der Energiebranche, in Karlsruhe.