stän­di­ge Ver­tre­te­rin / stän­di­ger Ver­tre­ter in den Vor­zim­mern des Lei­tungs­be­reichs (m/w/d)

Tätigkeitsprofil:

Der Einsatz erfolgt als regelmäßige Vertretung in den Vorzimmern der Ministerin, der Staatssekretärin, des Ständigen Vertreters der Staatssekretärin, der Parlamentarischen Staatssekretärin und des Parlamentarischen Staatsekretärs. Die Vorzimmer des Leitungsbereichs bieten einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz, der durch vielfältige Kommunikation mit Personen innerhalb und außerhalb des BMJV geprägt ist. Auf dem Arbeitsplatz sind neben den üblichen Vorzimmerarbeiten (u.a. Terminkoordination, Vorbereitung von Dienstreisen und Sitzungen, Annahme und Vermittlung von Telefonaten, Schreibarbeiten) auch Büroarbeiten (u.a. Handaktenführung, Fristüberwachung) zu erledigen. Wenn kein Vertretungseinsatz in den Vorzimmern erforderlich ist, sollen andere Aufgaben im Leitungsbereich oder in anderen Bereichen wahrgenommen werden.

Anforderungsprofil:

Vorausgesetzt werden eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation. Bewerben können sich auch Beamte und Beamtinnen des mittleren Dienstes (z. Bsp. mittlerer Justizdienst), die im Wege der Abordnung mit dem Ziel der Versetzung im BMJV beschäftigt werden können. Wünschenswert ist ein solides Grundwissen über Aufbau, Funktionsweise und Arbeitstechniken einer öffentlichen Verwaltung oder über die Arbeitstechniken und -abläufe in rechtsberatenden Berufen sowie eine mehrjährige einschlägige Berufserfahrung. Die Bewerberin/ der Bewerber soll in der Lage sein, selbständig und verantwortungsbewusst in einem Team zu arbeiten. Für einen Einsatz im Leitungsbereich ist auch die Bereitschaft zu zeitlicher Flexibilität erforderlich. Die Bereitschaft zur Leistung von Überstunden wird vorausgesetzt. Erwartet werden außerdem:

• ein ausgeprägtes Serviceverhalten und Verständnis für die Anliegen anderer;
• Belastbarkeit, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit, ein gutes Organisationsgeschick ein hohes Maß an Selbstorganisation und Eigeninitiative, ein hohes Maß an Diskretion;
• anwendungsbereite IT-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Internet), gute schreibtechnische Fertigkeiten, sichere Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung;
• gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen;
• Grundkenntnisse der englischen Sprache.