Strategische Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

• Terminsteuerung: Du hast den Kalender für das Management im Blick und koordinierst vorausschauend Termine und Meetings, inklusive Priorisierung und Pufferzeiten.
• Management Support: Du bereitest komplexe Inhalte strukturiert und adressatengerecht auf – von Executive Summaries und Präsentationen über Reportings bis hin zu Entscheidungsgrundlagen mit relevanten KPIs. Zudem unterstützt du beim On- und Offboarding von Führungskräften.
• Projektkoordination: Du planst Strategiemeetings und begleitest die jeweiligen Projekte aktiv mit – Ziele, Deadlines und Risiken hast du stets im Fokus.
• Stakeholder Management: Als wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung sowie nationalen und internationalen Ansprechpartnern stellst du eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sicher.
• Travel Management: Du organisierst umfangreiche Geschäftsreisen auf Executive Level, einschließlich Reiseroutenplanung, Visa und Reisekostenabrechnung – Last-minute-Änderungen bringen dich nicht so schnell aus der Fassung.
• Eventmanagement: Organisationsstark wirkst du auch bei der Vorbereitung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Messen mit.
• Prozessoptimierung: Kontinuierlich verbesserst du den Workflow für die Terminplanung und administrative Büroabläufe im Sinne von Lean- und Office-Standards – dabei setzt du digitale Tools ein, um Prozesse effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Du überzeugst durch dein professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung und deine vorausschauende Arbeitsweise. Dabei behältst du auch in arbeitsintensiven Phasen und unter Zeitdruck stets einen kühlen Kopf und kannst dich schnell und lösungsorientiert auf neue Situationen einstellen. Weiterhin punktest du mit diesen Kompetenzen:

• Ein Studium in einer relevanten Fachrichtung oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation bilden deine Basis.
• Dazu bringst du mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Projektorganisations- oder vergleichbaren Schnittstellenfunktion mit, idealerweise mit Nähe zur Geschäftsleitung oder zum Management.
• Dein Organisationstalent konntest du bereits im Event-, Meeting- und Reisemanagement sowie in der Planung und Steuerung umfassender Prozesse und Projekte unter Beweis stellen.
• Eigenständig treibst du Themen voran und begleitest deine Projekte vom Anfang bis zum erfolgreichen Abschluss, inklusive Meilenstein-Tracking, Risikomanagement und Follow-up etc.
• Absolut versiert erstellst du Management-Unterlagen und nutzt rotiniert Office- und Business-Anwendungen wie Microsoft Business Central, Dynamics 365 CE, Teams und Outlook.
• In der Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern setzt du deine sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse stilsicher ein und zeigst Sozialkompetenz, diplomatisches Geschick sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Themen.

Was wir bieten

• Moderne Büroräume mit Lounge- und Kreativbereichen
• Betriebsrestaurant «Roofgarden» mit vielfältiger Auswahl auf ökologischer Basis, vegetarischen Alternativen und stark vergünstigtem Mittagessen
• Kostenloses Obst und Getränke
• Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Anteile möglich
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge mit bis zu 50 % Zuschuss
• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit kostenlosen Kursen – auch online – und Zuschuss zu Firmenfitness
• Individuelles Weiterbildungsmanagement
• Einzigartige Firmenveranstaltungen – über Sommerfeste und Weihnachtsfeiern hinaus
• Stadtnahe Lage mit guter Verkehrsanbindung und Firmenparkplatz mit E-Ladesäulen

Als Assistenz bündeln sich bei dir Themen aus verschiedenen Bereichen – Strategie, Organisation und operatives Tagesgeschäft. Mit deinem Blick für Zusammenhänge und deinem Gespür für Prioritäten unterstützt du die Geschäftsleitung dabei, wichtige Entscheidungen vorzubereiten und erfolgreich umzusetzen.