Teamassistenz (m/w/d)

Was Sie bei uns erwartetIhre Aufgaben

• Rechnungswesen- Erstellung wiederkehrender Rechnungen mit der Agentursoftware ProSonata
• Prüfung und Abrechnung von Tickets aus dem Ticketsystem
• Durchführung des Mahnwesens
• Digitale und physische Ablage von Eingangsrechnungen
• Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten - Erstellung von Angeboten gem. Vorlagen Vorbereitende Buchhaltung
• Bearbeitung von Kontoauszügen und Weiterleitung relevanter Belege in DATEV an den Steuerberater
• Verwaltung der Kasse
• Meldungen an die Künstlersozialkasse vorbereiten
• Vorbereitung von Jahresabgrenzungen
• Korrespondenz mit dem Steuerberater Administrative Tätigkeiten
• Verwaltung von Verträgen mit Versicherungen, Kooperationspartnern und Lieferanten
• Einkauf von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Verwaltung von Datenschutzvereinbarungen und Kundenbewertungen
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Pflege der Notfallakte Büroorganisation
• Organisation und Einkauf von Verbrauchsmaterialien für das Büro
• Pflege der Pflanzen im Büro
• Betreuung und Reinigung der Espressomaschine
• Koordination der Büroreinigung
• Organisation der Büroobst-Bestellungen Personalverwaltung
• Aktualisierung von Verträgen, bei Bedarf
• Verwaltung der Wellpass-Mitgliedschaften Projekt-Mitarbeit
• Korrekturlesen von Texten
• Unterstützung bei der Suchmaschinenoptimierung (SEO) von Websites
• Erstellung und Überarbeitung von KI-gestützten Texten
• Einfache Kundenkommunikation

• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Office-Anwendungen
• Erfahrung im Rechnungswesen oder in der vorbereitenden Buchhaltung
• Gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch - Freundliches Auftreten und Teamfähigkeit - Flexibilität im Agenturalltag - Interesse an digitalen Themen, Websites und Online-Marketing von Vorteil

Das bieten wir Ihnen

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten mit Eigenverantwortung
• Ein freundliches und kreatives Team
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Familiäre Arbeitsumgebung
• Einblick in spannende Projekte aus den Bereichen Webdesign, SEO und digitales Marketing - Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse mitzugestalten